Информационная перегрузка. Как преодолеть информационные перегрузки

Ускоряющийся ритм жизни обязывает все знать, во всем разбираться и думать обо всем сразу. Но правда сурова: невозможно оставаться эффективным в режиме информационных перегрузок. Как же быть?

Чем вызваны информационные перегрузки

Объем информации в мире неудержимо растет, увеличиваются возможности ее дублирования и передачи. Одновременно доступ к любым сведениям все более упрощается благодаря техническому прогрессу. Так, владельцу современных гаджетов не нужно вставать с места, чтобы узнать последние новости, выбрать необходимый товар, увидеть произведения искусства, отправить письмо в любую точку мира.

Все это прекрасно, но у каждой медали две стороны.

Избыток входящей в сознание информации может давить на человека не слабее космических перегрузок. Пользователи сети опутаны каналами коммуникации, требующими немедленной реакции: ответа на электронное письмо, комментария к посту, лайка или голоса. Мозг ежесекундно вынужден обрабатывать огромное количество нужной и ненужной информации. Это объясняет, почему здоровые люди вдруг начинают жаловаться на головные боли, усталость, нарушения сна, тревожность и рассеянность.

Как проявляется информационная перегрузка

Часто переизбыток информации вызывает у человека чувство, что он не успевает за движением жизни, постоянно что-то упускает из виду, плохо справляется со своей деятельностью. Отсюда подавленность, ощущение потерянности, потери контроля над ситуацией.

Избыток информации, которую человек просто не в силах усвоить, может ухудшить качество работы и личной жизни.

Падение продуктивности. Казалось бы, у сотрудника открыты несколько вкладок на компьютере, два окна почты и рабочий коммуникатор, он пытается читать статьи, работать в информационной системе, попеременно отвечает на письма и телефонные звонки. За этим занятием проходит весь день, но многозадачность оказывается непродуктивной – реального результата он не достиг.
Снижение концентрации. Необходимость отвлекаться на сообщения, звонки выводит из состояния глубокой погруженности в работу. Требуется все больше времени для выполнения задачи. А раздражители в виде новостной ленты, соцсетей, мессенджеров постоянно норовят увести внимание в сторону.
Уменьшение креативности. Теряя время и силы на малопродуктивную деятельность (просмотр новостей, почты и пр.), человек не может применять в полной мере творческий подход к задачам.
Неспособность принять решение. Науке известен парадокс, когда больший выбор, предоставленный человеку, способен привести к худшему решению, вплоть до отказа принять решение. Порой бездействие может объясняться переизбытком свалившейся на личность информации.
Стрессовые состояния. Не случайно списки самых стрессовых профессий стабильно возглавляют те, что связаны с обработкой большого объема информации.

Как не допустить перегрузок

Приоритизация и систематизация

Надеяться на глобальное уменьшение и упорядочивание информационного потока не стоит. Нужно самим строить плотину, защищающую от негативных последствий перегрузок.

Важно расставить приоритеты – записать ближайшие цели и сосредоточиться на той информации, которая нужна для их достижения. Использовать одну вкладку в браузере, работая только с наиболее важной и срочной задачей. Отписаться от рассылок и каналов, которые не нужны для достижения цели. В череде бесконечно поступающих сведений изучать только ту информацию, которая может быть применима в вашей жизни. Остальное пропускать.

Самоконтроль

Нужно бороться с привычкой ежеминутно заглядывать в электронную почту, определив график ее просмотра. Полезно настроить сортировку писем в ящике и пользоваться функцией приоритизации.

Продуктивное одиночество

Усталому человеку необходимо найти время, когда он можете побыть наедине с собой, без гаджетов. Чем наполнить этот промежуток? Спортом, творчеством, релаксирующими техниками, прогулкой.

Важно полностью отключиться от информационного шквала, подарив отдых нервной системе.

Перерывы в работе

Сотрудники, которые устраивают небольшие перерывы, в целом эффективнее тех, кто не отдыхает в течение рабочего дня. Само собой, 15-минутный отдых должен быть свободен от информационного шума: не спеша выпитая чашка чая или короткая прогулка предпочтительнее листания веб-страниц.

Ограничение поступающей информации, избавление от «информационного мусора» качественно изменят жизнь.

Наш современный мир можно назвать миром цифровых технологий

Ведь действительно информация очень важна для каждого из нас, ее значение трудно переоценить. Вместе с тем нужно отметить, что с каждым днем информационные потоки усиливаются, ускоряя объемы передачи данных. И если раньше люди могли читать только газеты и быть в курсе всех событий, то на данный момент этого будет недостаточно - для того, чтобы быть всесторонне развитым человеком следует уделять внимание информации, подающейся в интернете, на телевидении.

Что же происходит в это время с человеком? И тут даже не стоит говорить о самочувствии, надо сказать о состоянии главного обработчика информации в нашем организме - мозга. Следует отметить, что его состояния могут быть довольно-таки разными.

Ученые давным-давно доказали, что человеческий мозг не привык работать в полную силу. На самом деле активной деятельностью заняты всего 5% мозга. И даже при таких показателях мозг способен получить и обработать огромное количество информации. Получается, что нервная система не всегда может выдержать подобную нагрузку, именно поэтому остальные 95% мозга предусмотрительно блокируются от негативного воздействия информации.

Человечество развивается настолько стремительно, что у него просто нет времени обращать внимание на то, как же в это время происходит развитие мозга. По сути дела именно он должен быстрее получать и обрабатывать информацию. В связи с огромным количеством получаемой информации, врачи ввели в обиход такое понятие, как информационная перегрузка.

Наступить подобное заболевание нервной системы может из-за постоянного напряжения головного мозга, при котором человек пытается одновременно решить несколько сложных задач, вспомнить нужную ему визуальную информацию, обработать большое количество информации за небольшой промежуток времени. Если такое состояние мозга продолжается недолго, то его даже можно считать полезным, помогающим развивать способности мозга, но в случае, если оно наблюдается постоянно, то это не приведет ни к чему хорошему.

Каковы признаки информационной перегрузки?

Для начала следует отметить, что человек, поддавшийся нервному истощению , начинает страдать от бессонницы. Он не может уснуть, потому что даже ночью его мозг продолжает работать, искать пути решения той или иной проблемы. Получается, что мозг не может отойти ко сну в период большой активности. Подобное состояние подстерегает трудоголиков или влюбленных.

Следующий признак - плохой аппетит . Человек может даже забыть, когда последний раз ел.

Многие люди при информационной перегрузке становятся излишне раздражительными, часто неадекватно воспринимают реальность.

И почти все отличаются тем, что не могут обработать даже простую информацию. Получается, мозг «бунтует», отказываясь работать вообще.

Если перегрузка не прекратиться, то возможно, что у человека начнут трястись руки, участится пульс, наступит расстройство желудочно-кишечного тракта. Именно так организм защищает себя от лишней информации.

Вот почему людям, которые занимаются информационной работой, нужно бережно относиться к своей нервной системе. Помните о том, что восстановить нервные клетки у вас не получится, поэтому их следует беречь и не перенапрягать.

Консультант, лектор, ведущая тренингов и онлайн программ.

В своей работе Ирина использует холистический подход — т.е. тот, что основывается на целостном (от «whole» - целый) представлении о человеческой личности, когда эмоциональная, ментальная, духовная, социальная и физическая стороны рассматриваются как единое целое.

С Ириной у нас состоялось потрясающе полезное интервью. Информационные перегрузки – это тема, которая мне давно не дает покоя. И я счастлива, что случилась прекрасная возможность поговорить о них с точки зрении психологии и медицины!

Информационная перегрузка: как определить ее у себя?

— Ирина, предлагаю начать с того, как же определить, что у тебя информационная перегрузка? Некоторые ведь так привыкают “упахиваться” на работе, поглощать столько информации, что уже перестают замечать тревожные звоночки от своего мозга и тела.

— Самое первое – это катастрофически падает способность концентрироваться. Наше внимание становится нам неподвластным. Когда мы себя ловим на том, что смотрим на страницу пятую минуту и всё еще не написали ни строчки, не ответили на е-меил. Т.е. есть такой момент зависания.

Второе – это туманная, тяжелая голова

Третье – мы хуже запоминаем, хуже усваиваем. Прочитали – и не можем повторить, о чем я только что читала.

Четвертое – мы начинаем делать огромное количество ошибок. Люди, которые работают с цифрами, хорошо это знают.

Так что самые главные симптомы перегрузки информацией – это снижение концентрации, памяти, усвоения, снижение способности выделять главное, образовывать логические связи.

Информационная диета и другие профилактические меры

— Ирина, а как ты относишься к информационной диете? Я заметила за собой, что если день или хотя бы несколько часов проведу без электронных гаджетов, то чувствую себя обновленной, мозг работает лучше! Проводишь ли такую диету и как ее провести?

— Самое главное – устраивать регулярные передышки для мозга. Например, я провожу без электроники один день (или хотя бы 2/3 этого дня) в неделю. А 2-3 раза в год стараюсь уезжать на 4-8 дней – в места, где нет интернета, на природу, например. Стараюсь, чтобы во время передышек обязательно была физическая активность. Так я выключаю себя из бытовой ментальной работы.

Но самое главное – это ежедневная гигиена наших мозгов . Порой я планово работаю по 10-12 часов в день. Но это не беда, если правильно отдыхать. Чтобы не было информационной перегрузки, каждые 2-3 часа нужно делать паузу – причем обязательно, чтобы сменилась деятельность, важно перестать думать словами, перестать поглощать информацию.

Большая ошибка – если вы работаете за компьютером, делаете наконец 15-минутный перерыв – и …идете в соц.сеть переписываться. На самом деле вы продолжаете сидеть за компьютером! И для мозга принципиально ничего не изменилось. Поэтому нужно обязательно сменить вид деятельности.

— Посоветуй, пожалуйста, еще какие-то профилактические меры против информационных перегрузок. Предупредить ведь легче, чем лечить:)

— Совет номер 1 для предупреждения ментальной усталости – убирайте многозадачность . Уничтожайте ее на корню! Мультазадачность работает, но только для тех вещей, что мы делаем в привычном автоматическом режиме: ведем машину, одновременно разговаривая с мужем, например. НО! Как только нужно делать новые ментальные вещи, то нужен полный фокус, концентрация только на одной задаче в данный период времени. Также нужно убрать и быстрое переключение с одной задачи на другую.

Еще очень важен сон . Почему? Наш мозг не имеет собственной системы очистки, как другие органы. Нейроны работают с высокой интенсивностью и, естественно, продуктов распада очень много! Но из-за отсутствия этой системы очистки в течение дня продукты распада не вымываются из мозга. И только когда мы засыпаем и кора головного мозга перестает работать ментально, начинается эта очистка. Поэтому если мы начинаем недосыпать, спим по 3-4 часа, пытаясь побольше работать – это значит, что мы начинаем с большой скоростью разрушать наши нейроны.

Кстати, уже даже идут разговоры, что недосып – одна из причин развития старческой деменции, болезни Альцгеймера.

Также действенный способ – медитация . Еще – игра в любых своих проявлениях : побегать, попрыгать, повозиться с ребенком, «мафия» в компании, флирт… Главное – не игры на экране компьютера!

Информационные перегрузки и фрирайтинг

— Сейчас много говорят о фрирайтинге (с англ. free writing – свободное письмо) – полезной технике, когда ты “выгружаешь” всё, что накопилось в голове, на бумагу. Действительно ли фрирайтинг так полезен для работы мозга? Чем он поможет при перегрузках информацией?

— Это замечательная практика! Фрирайтинг, так же, как и ведение дневника, приносит огромную пользу.

Чтобы объяснить, как работает фрирайтинг, давайте посмотрим на мозг как на компьютер.

Итак, представьте: на компьютере открыто много разных программ и окон. И скайп, и обработка видео, и фильм закачивается и еще что-то. Если компьютер слабенький, мы будем видеть, что периодически некоторые программы подтормаживают. То же самое с нашим мозгом. Одновременно у нас много задач.

Например, женщина с утра поругалась с коллегой, она переживает из-за конфликта, одновременно думает, что дочке надо нанять репетитора по математике, а финансов не хватает, что мама болеет в деревне и ее нужно забрать, но некуда забирать. И еще, например, думает, как ей развивать свой бизнес.

В общем – много подгруженных задач. Многие из них висят часами, днями, неделями и даже годами. Они висят и забирают энергию, но… задача при этом не решается! В результате все наши запущенные программы висят и поглощают наши ресурсы.

Так как же тут поможет фрирайтинг? «Выгружение» всего, что накопилось в голове, на бумагу помогает допрожить чувства, додумать мысли, закрыть некоторые вопросы, отпустить то, что уже можно отпустить.

Экстренные меры при инфоперегрузках

— Д авай тогда поговорим об экстренных мерах при информационных перегрузках . Что делать, если человек занимался, учился, работал и вдруг будто бы “вынырнул” из дел с ощущением, что “мозг сейчас лопнет”. Как быстро себе помочь?

— Если человек дошел до такой точки, то можно говорить о крайнем ментальном перегрузе. Это значит в течение многих часов без отдыха было активизировано левое полушарие. И нам нужно это напряжение снять. Но нам важно не просто снять нагрузку. Мы ведь как привыкли с мышцами? Если мышцы устали, нужно сесть, мышцы расслабятся – и мы пойдем дальше. С мозгом – не так. У мозга есть инерция. То есть когда мы перестали писать тексты или считать цифры, мы будем продолжать об этом думать.

Потому нужно не только остановить свою работу, но и активизировать вместо левого – правое полушарие. А правое полушарие мы активизируем, когда подключаем тело. Это может быть массаж, йога, танцы, ходьба, любые физические упражнения, работа в саду, даже просто постоять в душе и прочувствовать, что сейчас с моим телом происходит. То есть нужны любые сенсорные ощущения.

Есть очень простое 2-минутное упражнение. В момент крайней ментальной и информационной перегрузки спросите себя:

Какие 5 вещей я вижу? Например, лампу, окно…
Какие 5 вещей я слышу? (закройте глаза) Например, звук моего сердца, шелест шин на улице, птичка поет, ребенок слушает музыку…
Какие 5 вещей я чувствую своим телом? Например, щекотно от одежды, сережка тяжелая, хочу пить, хочу есть…
Какие 5 вещей я чувствую в душе? Например, спокойна, немножко тревожна, мне что-то хочется, мне обидно…

Когда мы пройдем по всем каналам, то сможем переключиться.

Кстати, расскажу интересный факт. С точки зрения нашей хронической перегрузки левого полушария, очень полезно слушать аудио-книги, а не читать. Правое полушарие при аудио работает существенно больше – и тогда они с левым балансируются. А когда читаем – то больше работает левое полушарие, которое и так чаще загружено.

При всех преимуществах информационных технологий и революции в средствах связи, нельзя не видеть темную сторону этих явлений. Информационная перегрузка и распыление внимания стали сегодня настоящим бичом управленцев, а им как воздух необходимо, не отвлекаясь, синтезировать информацию из многочисленных источников, размышлять о значении сведений, оценивать, принимать верные решения и формировать распоряжения. И сегодня актуален совет Питера Друкера - в своем расписании резервировать большие блоки времени, не отвечать на звонки сразу, а делать ответные звонки один или два раза в день в специально отведенное время.

Каждый из вызовов менеджеру, описанных Друкером еще в 1967 году, актуален и сегодня. Беспрерывные встречи, постоянное ожидание командировок, беспорядочные обеды-ужины, неизбежные в силу PR обязанностей. Добавим поток электронной почты, горы прочей информации и растущее разнообразие всякой чуши из блогов, твиттеров, социальных сетей, наполняющее вездесущий мобильный телефон, с помощью которого менеджер надеется общаться со своей организацией. Поэтому в течение дня он пытается втиснуть планы в хаос реальности. Однако, авторы статьи «Выздоровление после информационной перегрузки» Дин Дерек и Кэролайн Уэбб уверены: существует достаточно простое решение этой проблемы. В первую очередь, следует осознать три вещи:

1. Многозадачность - ужасный всепобеждающий механизм, убивающий эффективность и креативность. Остановите его.

2. Чтобы избежать информационной перегрузки, нужна мощная самодисциплина. Менеджеру нужна воля, чтобы сосредоточиться и отбросить неважное. Золотая середина, разумеется, лежит между сохранением выгод общения и излишним нарушением порядка в делах.

3. Обязанность лидера быть хорошим примером никуда не исчезла. Руководитель должен являть собой пример упорядоченности. Поскольку ни один из членов организации не работает в изоляции, опасность информационной перегрузки грозит каждому. Изменение общей культуры внедрением здоровых правил информационного обмена стало новой важной обязанностью руководителя XXI века.

Угрозы многозадачности

Многозадачность замедляет работу. Опыты показали 30% увеличение времени решения задач и удвоение числа ошибок в режиме многозадачности. Многозадачность позволяет быстро решать простые проблемы, сложные требуют концентрации и удержания в памяти значительного объема информации по одной задаче, что сложно при одновременной обработке нескольких задач. Часто многозадачность используют для того, чтобы увильнуть хоть на время от решения сложной или неприятной проблемы.

Многозадачность - помеха креативности. Специалисты Гарвардской Школы Бизнеса провели исследование, охватившее более 9000 специалистов, работавших над проектами, требовавшими творческого подхода. Обнаружено, что вероятность проявления творческого мышления выше, если люди сфокусированы на работе над одной задачей, и сотрудничают только с одним коллегой. Сама природа творческого мышления построена на удержании в сознании нескольких сущностей и поиске связей между ними, а затем в объединении их в новый объект. Многозадачность, переключающая сознание, резко снижает вероятность обнаружения и объединения новых связей.

Многозадачность - источник стресса, исследования Reuters показали заметное снижение удовлетворенности работой и ухудшение рабочих взаимоотношений при перегруженности менеджеров информацией. Кроме того, многозадачность вызывает привыкание, проявляется это, например, в неспособности игнорировать вибрацию смартфона в ходе важной работы.

Важно понимать, что информационные перегрузки - проблема не конкретных сотрудников, а всей организации в целом, и требуется соответствующее решение на уровне команд и всего рабочего коллектива. Для снижения негативного эффекта таких перегрузок необходимо работать на уровне культуры организации и вводить соответствующие нормы, способствующие внедрению более эффективных подходов к работе с информацией.

Сфокусировать усилия

Поток информации, сваливающейся на менеджера в течение дня, способен заглушить любые попытки сконцентрироваться на важных и сложных проблемах, которые к тому же зачастую неприятны. Чтобы не отвлекаться от важных проблем, реализуют стратегию «Время одиночества», когда внешний поток информации выключается. Опросы дают такие примеры реализации: время от 6.30 до 8.00; время в пути: любое время в течение дня; радикальный метод «Не отвечаю и не просматриваю любой из мейлов, которые не хочу смотреть, у меня нет мобильного телефона, нет BlackBerry. Мой лозунг: «Не хочу быть коннектед, хочу дисконнекта».

Забыться

Давать мозгу передышку. И исследователи и практикующие топ-менеджеры рекомендуют практику принудительного бездействия мозга. Одним помогает йога, другим прогулка, Хороши физические нагрузки, эмоциональное взаимодействие с другими людьми.

Фильтровать информацию

Даже если «выключить» входящий поток информации, накопившиеся сообщения все равно найдут адресата, и некоторые из них станут «посмертными». Поэтому создание стратегии фильтрации совершенно неизбежно.

Здесь важно хорошо налаженное делегирование. Нельзя читать все. Некоторые не отвечают на письма, которые адресованы им как копия, считая, что никаких действий копии не потребуют. Окружающие должны понимать, что заслуживает внимания руководителя, присылать информацию лишь после необходимой обработки и не ждать немедленной реакции.

Очевидно, даже успешное изменение образа действий в отношении обработки и перенаправления информации внутри организации не избавит руководителей от постоянной потребности в точных и своевременных данных и сведениях. Томас Давенпорт и Джим Хагеман Снейб говорят о том, как выстраивать потоки информации, поступающей к менеджерам.

Почти все руководители просят еще и еще информации, и побыстрей. Но быстро получить информацию и быстро принять решение - разные вещи. Компании стремятся выполнить информационные запросы менеджеров, однако доступ к корпоративным данным часто происходит заметно медленнее, чем поиск в сети Интернет.

Распространенной проблемой является гибкость информации. Стандартные отчеты часто читают только их создатели, их информативность в условиях высокой динамики событий невелика, и если руководитель берется за их изучение, он тратит самый важный ресурс - свое время. Это порождает следующий вопрос: «А какую информацию нужно обрабатывать и присылать как срочную?» Опросы руководителей показывают, что они хотели бы получать информацию быстрее, однако требования к ее содержанию разнятся очень сильно. И, как правило, руководители запрашивают намного больше информации, чем они могут использовать. Важно, что узким местом является сам процесс принятия решений, а не скорость информационного потока. Поэтому ориентироваться нужно не на достижение непосредственно гибкости и скорости предоставления информации, а на поддержание за счет такого информационного потока своевременности, гибкости и адекватности решений.

Причины замедления поступления релевантной информации

Первая причина - приоритетность именно высококачественной информации. Стремление избежать «многих версий одной истины» приводит к задержке первичной информации при обработке и изложении ее в форматах стандартных отчетов. Затем данные поступают в информационное хранилище. Получается блок обработанной информации, например «Продажи за квартал». Но подготовка таких блоков должна предшествовать появлению потребности в них. В противном случае полезность сильно сокращается. С другой стороны, многие руководители ограничивают себя в запросах, понимая, какой шторм активности вызывает каждое требование данных.

Часто информация появляется как результат прописанных во времени бизнес-процессов. Например, финансовая информация готовится по определенному графику, и его изменение требует модификации бюджетирования, отчетов о прибылях и убытках, бухгалтерской системы. Затраты на изменения не должны превышать полученные выгоды.

Своевременность доступа к данным имеет значение

Усвоение данных человеком не происходит мгновенно. Время, необходимое для осознания информации является частью цикла времени, учитываемого информационным менеджментом. Поэтому важно, чтобы руководитель определял свои потребности в информации быстро и гибко, и задавал график предоставления данных. Доступность любой информации в любое время - не лучшая из идей, даже если бы это было возможно.

Сегодня превалирует стиль принятия решений, основанный на фактах. Причем современный подход основан скорее на вытягивании, чем на продвижении информации к потребителю. Менеджеры сами выбирают и скачивают необходимую информацию, которую затем обрабатывают с помощью современного программного обеспечения. Реинжиниринг процессов может радикально снизить время подготовки решения. Но, как и всякий процесс, обеспечение информацией требует ресурсов. Поэтому нужно выявлять, какую именно информацию необходимо предоставлять срочно.

Какая информация важна?

В каждой отрасли есть информация, получать которую критически важно для игроков. Срочность получения определенных данных также определяется отраслевой спецификой.

Кроме того, критерии срочности получения информации зависят от того, на подъеме или на спаде находится экономика. Как показали исследования, стабилен интерес к таким показателям, как качество, доля рынка, новости о конкурентах, удовлетворенность потребителя. Ко всем остальным показателям интерес во время экономического спада выше, чем при растущей экономике, так же как и желание быстрее получать информацию. Во время кризиса самыми важными данными считают: денежный поток, риски, моделирование бюджета/сценариев. В обычных условиях самым важным считают: качество, удовлетворенность сотрудников и их производительность.

Некоторые виды информации просят предоставлять чаще. Самое быстрое движение информационных потоков наблюдается в данных о продажах, новостях конкурентов и потребителей. Самый медленный поток - удовлетворенность сотрудников, доля рынка, удовлетворенность потребителей, сценарии планов и моделирование.

Результаты опросов подтверждают, что нет нужды в предоставлении всей информации в реальном времени. Причинами, исключающими данные из списка срочных, могут также быть:

Ритм информирования коллег и конкурентов, под него подстраиваются менеджеры;

Естественные процессы, например, если состояние продукта изменяется ежегодно, не нужно его контролировать еженедельно.

В трудные времена многие компании ускоряют информационные процессы.

Альтернатива: точность или своевременность

Нередко ускорение движения данных исключает возможность перепроверки и корректировки. Но скорость часто важнее точности. Тем не менее, опросы показали нежелание менеджеров идти на значительное снижение точности во имя скорости.

Для того чтобы информация была признана полезной, она должна быть подтверждена.

Менеджеры требуют 100% точности в отношении наличности, денежного потока, поступлений и оплат, расходования бюджета и затрат.

Как ускорить нужную информацию

Определяют ключевые решения стратегического и операционного уровня и требуемую для этого информацию. Выявляются точки, в которых происходят задержки. После ранжирования категорий информации по срочности рассматривается вопрос о периодичности и необходимой гибкости обработки информации. Определяется, какая информация должна поступать в форме стандартных отчетов и какую менеджерам удобнее получать методом «вытягивания» (эта информация доступна он-лайн). Полезно вместо полных отчетов публиковать предупреждения о том, что какие-либо параметры вышли за установленные пределы - они будут подталкивать менеджеров к вытягиванию сопутствующих сведений.

После завершения изменений процессов можно сосредоточиться на ускорении и гибком подходе в работе IT-служб. Вовлекаются два ресурса - люди и техника. Руководители вместе с аналитиками определяют, какая информация должна поступать первой, создают напоминания, опросы, форматы отчетов и предупреждений, которые бы действительно помогали в обосновании решений.

Следующий шаг - исследование возможностей своевременного обеспечения информацией. Аналитики и специалисты IT проводят обучение. В терминах технических инноваций ускорение и обеспечение гибкости информации может означать:

Приложения для быстрых запросов и интерактивного анализа;

Перемещение большей части информации в информационное хранилище с прямым доступом пользователей;

Новые типы баз данных с быстрым доступом, оптимизированные для обслуживания запросов и составления отчетов в большей мере, чем для передачи данных;

Более быстрые процессоры персональных компьютеров и серверов, предназначенных для ответов на запросы и анализа данных;

Простое в использовании программное обеспечение для обращения к базам и анализа, не требующее множества кликов.

Все вместе взятое способно сократить цикл обработки информации, сделать более гибким и быстрым процесс мониторинга и принятия решений, обеспечив быстроту управленческой реакции. Важно помнить: при наступлении кризисной ситуации негибкая и медленная система поступления информации увеличит список ваших проблем.

Необходимость перезагрузки

Нет смысла вздыхать о счастливом времени, когда Питер Друкер давал свои рекомендации. Сейчас совсем другие возможности и стиль жизни. Новые возможности породили новые моральные комплексы. Сегодня менеджер испытывает чувство вины за отсутствие ответа на мейл в течение 24 часов, неприлично «прятаться» от своей команды, даже будучи за рулем, или по вечерам, и постоянные коммуникации порождают гордое чувство необходимости.

Многозадачность не подвиг, а нечто противоположное. Всем ясно, что поджог ресурсов компании вредит ее успеху, это же относится и к интеллектуальным ресурсам.

Руководители должны заниматься только своей зоной ответственности. При этом нужны усилия и умение делегировать полномочия, обучать подчиненных, ставить задачу, и формировать правильные ожидания сторон. Такой подход сработает, только если новые правила работы открыто и честно обсуждены, разработаны и приняты во всем коллективе.

Выгоды облегчения информационных перегрузок, получаемые в эффективности, креативности, морали, значительно превышают затраты усилий. И чем больше нужны выгоды, тем легче идет создание нового стиля работы.

При подготовке статьи также были использованы следующие материалы:

1. Dean, Derek; Webb, Caroline. Recovering from information overload // McKinsey Quarterly. 2011, Issue 1. p. 8088.

2. Davenport, Thomas H.; Snabe, Jim Hagemann. How Fast and Flexible Do You Want Your Information, Really? // MIT Sloan Management Review. Spring 2011, Vol. 52 Issue 3. p. 5762. Темы.

Экология жизни: Используя эти принципы, вы сможете сформировать свой день так, чтобы избежать перегрузки информацией...

Согласно достижений нейробиологии

В информационную эпоху важно не только правильно работать с потоками данных, но и уметь от них защищаться. Все чаще выражение «информационная перегрузка» звучит как диагноз, она особенно опасна для людей, имеющих дело с большими ее массивами.

О том, как мозг обрабатывает информацию и как можно улучшить эти процессы, рассказывает психиатр, автор бестселлеров о работе мозга, бизнес-консультант Шрини Пиллай.

Информационный перегруз в нашей жизни повсеместен, от бесконечной ленты новостей до входящих электронных писем каждую секунду. Если говорить в терминах техники, то человеческий мозг - мозг каждого из нас - имеет устройства для того, чтобы с этим справляться. Так:

поглощает информацию «пылесос»;
для хранения краткосрочных данных есть свой «контейнер» памяти;
есть «блендер» мозга для усвоения нового;
«жесткий диск», где хранится долгосрочная информация;
и даже «корзина» для удаления ненужного.

Эффективное использование всех этих агрегатов критично важно в условиях информационного перегруза - для этого нужно четко знать, как работает каждый из этих отделов мозга, когда и как их лучшего всего использовать.

Шесть принципов, изложенных ниже, помогут придерживаться гигиены мозга в этой борьбе с ежедневным наплывом данных.

1. Настройте «пылесос»

Пылесос - это центры внимания в мозге. Если их не настраивать, то они будут подбирать каждый бит информации на вашем пути. Лучше всего настройку их реакции проводить в режиме «от глобального к локальному».

Локальная реакция - это размышление о только что случившихся событиях, а глобальная - размышление обо всех приоритетных задачах, которые у вас есть.

Тренировка «локальной реакции» мозга позволяет развивать многозадачность и эффективность. И когда в рабочий день на вас наваливается десяток заданий, сделайте «нефокусированную» паузу. В это время поразмышляйте над тем, что вы сделали только что, оцените, как это было и как повлияет на ваше следующее задание. Не думайте о рабочем дне в целом.

2. Поставьте фильтр на «контейнер»

Контейнер - это наша краткосрочная память, она похожа на чашку, куда налили идей. У чашки есть края, поэтому особенно раздражает то, что в ней хранится ненужная информация.

Выход - фильтровать информацию в течение дня, и в этом есть проактивный и реактивный пути.

Реактивный путь состоит в том, что вы говорите себе «слишком много информации» и даете мозгу сигнал больше ничего не воспринимать. Проактивный фильтр - вид подготовки мозга к игнорированию ненужного, например, с самого утра вы выключаете уведомления соцсетей и сайтов, чтобы днем на них не отвлекаться.

3. Включите «блендер»

Блендер - это кора головного мозга, отвечающая за разные состояния сознания и, соответственно, способность интегрировать информацию.

Вы можете освободить место в мозге за счет соединения идей, и так они воспринимаются мозгом как одна нейронная цепь, а не несколько. Когда мы сфокусированы, наш мозг находится в режиме накопления нового, а не соединения уже известного. Поэтому в течение дня необходимо делать нефокусированные паузы, чтобы включились цепочки мозга.

Когда в течение дня вы должны воспринять очень много информации, можно поступить парадоксально - назначить себе дополнительное задание, но такое, что подстегнет «блендер». К примеру, прогулка очень стимулирует креативность и кору мозга.

4. Защитите «жесткий диск»

Жесткий диск - это наша долговременная память, укрепить которую можно за считанные минуты.

Чтобы накрепко сохранить нужные воспоминания и информацию, пользуйтесь техникой так называемого «обучения с перерывами». Вместо того, чтобы работать нон-стоп, делайте остановки для отвлечения, и это может принести большую пользу. Благодаря им «чашка» кратковременной памяти будет быстро опорожняться, а то, что действительно нужно сохранить и запомнить, перенесется на «жесткий диск» без проблем.

5. Подключите «корзину»

Мы часто боимся забыть о важных вещах, в то же время есть такие из них, которые мы забыть не можем. К примеру, короткий выговор будет помниться весь день, равно как и промах, даже если о нем никто, кроме нас, не знает.

Чем старше мы становимся, тем хуже работает функция намеренного забывания в мозге. Парадоксальным образом, мы дольше помним то, что причиняет беспокойство, частично из-за общего страха забывать мозг автоматически фокусируется на запоминании.

Одна из стратегий борьбы - быстрая замена памяти. Как только начинает формироваться мучительное воспоминание, включите вашу любимую музыку или смотрите на любимое изображение. Эта техника называется «прямым забыванием» и позволяет эффективно разрушать мучительные воспоминания еще до их укоренения в памяти.

6. Руководите потоками энергии

Наука установила, что мозг тратит 20% нашей энергии, хотя занимает лишь 2% человеческого тела. Это значит, что нехватка сил будет негативно влиять и на работу мозга.

Поэтому уделяйте время физической активности - упражнениям, которые улучшат качество вашей жизни и помогут управлять энергией более эффективно. Выполнение упражнений в любом случае дает мозгу перерыв, а значит и время для восстановления.

Используя эти принципы, вы сможете сформировать свой день так, чтобы избежать перегрузки информацией.

Например, вы можете разбить рабочее время на 45-минутные сегменты с 15-минутными интервалами между ними, и использовать эти паузы для проактивного фильтрования информации, «локальной реакции» мозга или расфокусировки.

А чтобы методика была эффективной и действовала быстро, желательно ее придерживаться и дома.