Компьютерная программа аксесс. Access - это что такое? Создание базы данных в Microsoft Access. Создание базы данных с нуля

Microsoft Access - это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Приступайте к чтению, чтобы научиться использовать Microsoft Access максимально эффективно.

Шаги

Часть 1

Создание новой базы данных

Создание запроса на создание таблицы

Выберите таблицу(-ы) из которых вы хотите извлечь данные. Дважды щелкните по таблице, из которой необходимо извлечь информацию. Вы можете использовать сразу несколько таблиц, если требуется.

Выберите поля, из которых нужно извлечь данные. Дважды щелкните по каждому полю для добавления. Оно будет добавлено в сетку запросов.

Выставьте необходимые критерии. Если вам нужна определенная информация из полей, установите фильтр по критериям. Перейдите в раздел «Создание запроса на выборку по критериям» выше за более подробной информацией.

Протестируйте запрос, чтобы убедиться, что он выводит нужные результаты. Прежде чем создать таблицу, выполните запрос, чтобы убедиться, что он извлекает необходимую вам информацию. Настраивайте критерии и поля, пока не получите нужный вам результат.

Сохраните запрос. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить запрос для дальнейшего использования. Он появится в колонке навигации в левой части экрана. Если вы нажмете на этот запрос, вы сможете использовать его снова, затем перейдите на вкладку «Конструктор».

Нажмите на кнопку «Создать таблицу» в группе выбора типа запроса. Появится окно, запрашивающее имя новой таблицы. Введите имя таблицы и нажмите «ОК».

Нажмите кнопку «Выполнить». Согласно установленным запросам будет создана новая таблица. Таблица появится в колонке навигации слева.

Создание запроса на добавление

Откройте ранее созданный запрос. Вы можете использовать запрос на добавление, чтобы добавить информацию в таблицу, которая уже создана в другой таблице. Это полезно, когда необходимо добавить больше данных в готовую таблицу, созданную по запросу создания таблицы.

Нажмите кнопку «Добавление» во вкладке «Конструктор». Откроется диалоговое окно. Выберите в нем таблицу, которую нужно дополнить.

Измените критерии запроса, чтобы они соответствовали добавляемой информации. Например, если вы создали таблицу с критерием «2010» в поле «Год», измените это значение согласно добавляемой информации, например «2011».

Выберите, куда именно вы хотите добавить информацию. Убедитесь, что добавляете данные в подходящие поля для каждой добавляемой колонки. Например, если вы вносите изменения, приведенные выше, информацию следует добавить в поле «Год» на каждой строчке.

Выполните запрос. Нажмите кнопку «Выполнить» на вкладке «Конструктор». Запрос будет проведен и информация будет добавлена в таблицу. Вы можете открыть таблицу, чтобы убедиться в правильности введенных данных.

Часть 5

Создание и использование форм

Выберите таблицу, для которой вы хотите создать форму. Формы отображают данные по каждому полю и позволяют с легкостью переключаться между записями или создавать новые. Формы - необходимый инструмент при длительных периодах ввода информации; большинство пользователей считают, что пользоваться формами гораздо проще, чем таблицами.

Нажмите кнопку «Форма» во вкладке «Создание». Будет автоматически создана форма, основанная на данных из таблице. Программа Access автоматически создает поля с нужным размером, но по желанию их всегда можно изменить или сдвинуть.

• Если вы не хотите отображать определенное поле в форме, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши и нажмите «Удалить».
• Если таблицы связаны между собой, над каждой записью появится описание, отображающее объединенные данные. Так редактировать эти данные гораздо проще. Например, каждому торговому представителю можно приписать базу клиентов.

1. Перемещайтесь по новой форме. Указатели в форме стрелок позволяют перемещаться от одной записи к другой. Поля будут заполнены вашими данными в момент переключения между ними. Вы можете воспользоваться кнопками по краям, чтобы сразу перейти к первой или последней записи.

   Нажмите кнопку описания, чтобы воспользоваться таблицей. Она находится в верхнем левом углу и позволяет изменять значения выбранной таблицы с помощью форм.

   Внесите изменения в существующие записи. Вы можете изменять текст в любом поле каждой записи, чтобы изменить информацию в таблице. Все изменения автоматически отобразятся в таблице, то же произойдет и во всех связанных таблицах.

   Вносите новые записи. Нажмите «Добавить запись» возле кнопок навигации, чтобы добавить новую запись в конце списка. Затем вы сможете использовать поля для внесения данных в пустые записи внутри таблицы. Это гораздо проще, чем добавлять новые данные через табличный вид.

   Сохраните форму, когда закончите работу с ней. Убедитесь, что сохранили форму, нажав Ctrl + S; вы сможете с легкостью войти в нее снова позже. Она появится в колонке навигации в левой части экрана.

Часть 6

Создание отчета

Выберите таблицу или запрос. Отчеты позволяют быстро отобразить сводку по нужным данным. Их часто используют для создания отчетов по выручке или для отчетов по доставке, но их можно настроить почти для любой области использования. Отчеты используют данные из таблиц или запросов, созданных вами ранее.

Окно "Приступая к работе” и другие нововведения интерфейса

Появилось новое окно "Приступая к работе”. С ним стало возможно очень быстро начать работу с приложением. Вы можете выбрать любой шаблон из богатой библиотеки шаблонов баз данных. Также добавили коллекции, панель быстрого доступа и несколько ранее отсутствующих элементов.

Режим макета

Добавился режим макета. В этом режиме можно изменять структуру отчета и в реальном времени отслеживать полученные результаты. Также остался доступен и режим конструктора, для более сложных расчетов и операций. Улучшились средства экспорта и импорта, включая экспорт в форматы PDF и XPS.

Новые типы полей данных и удобная работа с ними

Были реализованы новые типы полей данных: многозначные поля и вложения. Это значит, что любая ячейка может хранить несколько значений однотипных данных.

Автофокус, экспресс-фильтры и вычисляемые значения в таблицах

Появился инструмент Автофокус. Его назначение - быстрая фильтрация данных с помощью выборки уникальных значений поля. Еще одной удобной особенностью можно указать то, что экспресс-фильтры настраиваются соответственно типу данных. В режиме таблицы стало можно добавить строку итогов и включить туда вычисляемые значения. Это может быть: среднее, сумма, количество значений, максимальное, минимальное, дисперсия и стандартное отклонение.

Описание Отзывы (0) Скриншоты

Вам когда-либо доводилось создавать с нуля базу данных? Те, кто не имеет основной базы, в виде знания языка программирования для ее написания скажет, что без выше приведённого знания эта задача просто непосильная. Однако на практике это не так. Приложение под названием Microsoft Access позволит легко настроить макет для данных и подстроить его под свои нужды .

Скачать Microsoft Access стоит в том случае, если вам необходимо приложение, что самостоятельно реализует структуру базы данных со всеми визуальными представлениями. В дальнейшем использовать ее можно как для личного, так и для коммерческого использования. Да и к тому же файл, в который были встроены основные команды и средства для навигации между разделами одной книги, возможно опубликовать на веб-ресурсе , тем самым помогая пользователям и оптимизировав собственный сайт.




Возможности, предоставляемые программой Access

Предложение скачать Access с данного или же официального сайта абсолютно бесплатно. С помощью же функционала приложения можно реализовать следующий набор задач:

• Группировать контакты по ключевым запросам, популярности и другим параметрам, создавать собственную автоматическую телефонную книгу;
• Хранить, сортировать денежные данные, вроде счетов, кошельков, трат наличных за последнее время;
• Оформлять задачи, прайс-листы и проекты.

Базы данных Access на компьютере помогут вам хранить и отслеживать практически с любого типа данных, например запасов, контакты или бизнес-процессов. Давайте подробное описание пути, которые можно использовать для создания базы данных Access, добавьте в нее данные и затем изучить следующие шаги по направлению к настройке и использованию новой базы данных.

В этой статье

Выбор шаблона

Шаблоны Access содержат встроенные таблицы, запросы, формы и отчеты, готовые к работе. Доступные шаблоны - первое, что вы видите при запуске Access, а дополнительные варианты можно загрузить из Интернета.

В Access на вкладке Файл выберите команду Создать .

Выбор шаблона базы данных рабочего стола и введите имя в поле Имя файла . базы данных (Если вы не видите шаблона, который будет работать для вас , использовать Поиск шаблонов в Интернете поле.)

Имя файла

Нажмите кнопку Создать .

В зависимости от выбранного шаблона, до начала работы вам, возможно, нужно будет выполнить какие-либо из перечисленных ниже действий.

Если Access отображает диалоговое окно Вход с пустым списком пользователей:

1. Нажмите кнопку нового пользователя .

   Заполните форму Сведения о пользователе .

   Выберите только что имя пользователя введены и нажмите кнопку входа .

Если Access отображает сообщение Предупреждение системы безопасности в панели сообщений, а также шаблон из надежного источника, нажмите кнопку Включить содержимое . Если база данных требует входа в систему, войдите в систему.

Дополнительные сведения: .

Создание базы данных с нуля

Если ни один из шаблонов вам не подходит, вы можете начать с пустой базы данных на компьютере.

В Access выберите команду Создать , а затем - пункт Пустая база данных рабочего стола .

Введите имя базы данных в поле Имя файла .

Можно использовать расположение по умолчанию, указанное под полем Имя файла , или выбрать другое, щелкнув значок папки.

Нажмите кнопку Создать .

Добавление таблиц

В базе данных данные сохраняются в несколько связанных таблиц. Чтобы создать таблицу:

При открытии базы данных в первый раз, вы увидите пустой таблицы в режиме таблицы, где можно добавить данные. Чтобы добавить другую таблицу, перейдите на вкладку Создать > Таблица . Можно начать вводить данные в пустое поле (ячейка) или Вставка данных из другого источника, например книгу Excel.

Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.

Чтобы добавить другие поля, начните вводить текст в столбце Щелкните для добавления .

Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок, и перетащите в нужное место. Вы можете проделать эту операцию и с несколькими смежными столбцами.

Копирование и вставка данных

Вы можете скопировать данные из другой программы, например Excel или Word, и вставить их в таблицу Access. Лучше всего, если они организованы в столбцы. Если данные находятся в текстовом редакторе, например Word, перед копированием разделите столбцы данных с помощью табуляции или преобразуйте данные в таблицу.

Если данные нужно изменить, например разделить полные имена на имена и фамилии, сделайте это в исходной программе.

Откройте источник и скопируйте данные (CTRL+C).

Откройте таблицу Access, в которую вы хотите добавить данные, в режиме таблицы и вставьте данные (CTRL+V).

Дважды щелкните заголовок каждого из столбцов и укажите значимые имена.

Примечание: В зависимости от того, какие данные вы вставляете в первой строке столбца, Access присваивает каждому полю тип данных. Следите за тем, чтобы данные в остальных строках относились к тому же типу.

Импорт или связывание данных

Вы можете импортировать данные из других источников или можно связать данные из Access без перемещения информацию из которой он хранится. Связывание может быть хорошим вариантом при наличии нескольких пользователей, обновление данных и вы хотите убедиться, что вы видите последнюю версию, или если вы хотите сохранить дисковое пространство. Вы можете ли вы хотите связать с или импортировать данные для большинства форматов. Импорт или связывание с данными из другой базы данных Access более подробные сведения.

Процесс немного различается в зависимости от источника данных, но всегда начинается с описанной ниже процедуры.

На Внешних данных нажмите кнопку Формат данных, вы будете импорта или связывания с. Если вы не видите необходимый формат, нажмите кнопку Дополнительные .

Примечание: Если его все равно нет, возможно, вам понадобится сначала экспортировать данные в формат файла, поддерживаемый Access (например, в текстовый файл с разделителями).

Следуйте инструкциям в статье диалоговое окно « Внешние данные ».

При связывании некоторые форматы доступны только для чтения. Ниже перечислены внешние источники, данные которых можно импортировать или связывать.

Подробнее читайте

Microsoft Access 2007 - одна из наиболее известных программ для работы с базами данных. Свежий релиз ПО включает в себя возможность работы как с различными форматами файлов более ранних версий, так и поддержку нового типа файлов с расширением.accdb. Также приложение содержит небольшие доработки популярных функций и настроек, которые сделали работу с программой еще более комфортной и удобной. Несмотря на то, что ПО включается в состав Microsoft Office, на нашем сайте Вы можете скачать Access 2007 независимо остальных программ пакета. Предложенный релиз приложения является русской версией.

Что интересного предлагает Microsoft Access 2007

id="a1">

Новый формат файлов ACCDB включает в себя поддержку многозначных полей и вложений, а также целый ряд новых опций:

• Поля, которые могут одновременно допускать несколько различных значений
  Данный вид полей используются в тех случаях, когда необходимо сохранить несколько разных вариантов, не создавая БД более сложной структуры.
• Тип данных «Вложение»
  Такой тип данных необходим для более удобного хранения документов различных типов, а также двоичных файлов в Вашей БД без дополнительного увеличения ее объема.
• Улучшенное шифрование
  Теперь Вы можете задать пароль для БД, а также зашифровать ее содержимое
• Улучшенная интеграция с SharePoint Services и Microsoft Outlook 2007
• Отслеживание истории MEMO для хранения больших объемов информации.

На нашем сайте Вы можете скачать Microsoft Access 2007 бесплатно - загрузка и установка приложения происходит довольно быстро и легко.

Системные требования Access 2007:

id="a2">

1. Частота процессора от 500 МГц
2. Более 256 Мб оперативной памяти
3. 1,5-2 Гб свободного места на жёстком диске
4. Разрешение экрана более 1024x768 точек
5. ОС Windows XP с SP3, Vista с SP2, Windows Server 2003 с SP2 или более новые версии.