Секреты Outlook. Календарь и личное расписание. Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям

Данное средство Outlook поможет вам спланировать наилучшим образом свои дела (встречи, собрания, события) в течение дня, недели или месяца. С помощью календаря Outlook можно планировать следующее.

Встреча . Для этого требуется выделить время в деловом расписании, однако приглашения рассылать не нужно. Например, встречей (по терминологии Outlook) можно назвать прием врачом больного (в определенное, назначенное больному время) или окончание уроков у детей (когда их нужно забрать из школы) также в определенное время.
Собрание . Для этого выделяется время в деловом расписании и рассылаются приглашения. Пример собрания (в Outlook) - собрание коллектива (еженедельное или ежемесячное).
Событие . К этой категории в Outlook относится любой вид активности, продолжающейся более одного дня. В качестве примера можно назвать конференцию (в рамках которой возможны другие виды активности).

Резервирование времени в календаре для встреч и событий в Календаре Outlook 2010

Для этого выполните следующие действия.

В Outlook щелкните на кнопке Календарь в области навигации. В результате в окне Outlook отобразится календарь.
На вкладке ленты Главная в группе Создать выберите команду Создать встречу или щелкните на команде Новые элементы, а затем в появившемся меню на команде Целый день. На экране отобразится окно Без имени - Встреча или Без имени - Событие, которые идентичны.
В полях Тема и Место укажите тему и место встречи или события.
Введите соответствующую информацию в полях Начало и Конец. Соответствующие значения также можно выбрать в раскрывающихся списках. При этом информацию о месте иногда можно не вводить вручную, а выбрать в раскрывающемся списке. (Чтобы сведения о месте предыдущих (периодически повторяющихся) встреч и событий не вводить каждый раз, они сохраняются и содержатся в этом списке, где можно выбрать подходящее значение.)
Если нужно, установите также флажок Целый день.
На вкладке ленты Встреча (или Событие) в раскрываю щемся списке, который в верхнем левом углу группы Параметры, выберите значение, которым будет отмечено зарезервированное (для встречи или события) время, когда с коллегами будет обсуждаться шлифовальная машина для паркета. Например, если вы в рабочее время записались на прием к доктору, выберите в списке значение Нет на работе.
В заключение выберите команду Сохранить и закрыть в группе Действия на вкладке ленты Встреча (или Событие) в окне Без имени - Встреча или Без имени - Событие. (Впрочем, слова «Без имени» в названии окна к этому моменту уже будут заменены тем, что было введено в поле Тема.) После этого окно закрывается, и в календаре (в назначенные день и час) появляется запись о событии или встрече.

Повторяющиеся встречи в Календаре Outlook 2010

Следующее описание действий покажет, как выделить в деловом расписании определенное время для ежедневного перерыва на обед или, например, чтобы ежедневно забирать детей из школы.

Создайте новую встречу, как описано в предыдущем разделе. В результате откроется окно.
В группе Параметры на вкладке ленты Встреча щелкните на кнопке Параметры, а затем выберите команду Повторение. После этого откроется диалоговое окно Повторение встречи.
Переключатель Повторять установите в положение ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно как вам нужно. Также укажите для выбранного варианта правила повторения. (Например, каждый рабочий день, каждая вторая неделя или каждый третий месяц.)
По завершении щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно и продолжить создание встречи.

Организация собрания в Календаре Outlook 2010

Организация собрания множества участников не слишком отличается от организации встречи - требуется только выполнить два дополнительных действия. Во-первых, нужно проверить календари всех участников, чтобы выяснить, когда они (участники) свободны, и таким образом выбрать наиболее подходящее время. Во-вторых, нужно отправить каждому участнику приглашение. Если Outlook используется не в среде Microsoft Exchange Server, в этом случае, вероятно, не избежать интенсивного обмена сообщениями e-mail с каждым участником собрания для согласования времени его проведения.

Чтобы организовать собрание, прежде необходимо выделить в папке Контакты нужный контакт. (Все контакты, для которых организуется собрание, должны иметь адреса e-mail.). После выбора контакта щелкните на кнопке Новые элементы в группе Создать на вкладке ленты Главная. В результате отобразится меню, в котором следует инициировать команду Собрание. После этого откроется диалоговое окно Без имени - Собрание. В окне введите информацию о теме собрания, времени и месте его проведения, а также прочее, что необходимо для организации собрания, а затем уведомьте контакт, отправив ему приглашение.

Область переходов (Область переходов – это столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.) позволяет быстро просмотреть календари, контакты и задачи других пользователей. После первого просмотра папки пользователя общая папка будет добавлена в область переходов. Чтобы в следующий раз обратиться к этой папке, выберите ее в области переходов.

Одновременно в папке «Календарь» можно просматривать до 30 календарей, в том числе и календари других пользователей. В папке «Календарь» нажмите кнопку «Открыть общий календарь». Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Новый календарь появится рядом с уже отображаемым календарем. Можно быстро назначить встречу с пользователями, чей календарь отображается в данный момент. Для этого в меню Действия выберите команду Создать приглашение на собрание с, затем нажмите кнопку «Все» или выберите имя из списка.

Особые настройки отображения могут быть неправильно применены при одновременном просмотре нескольких календарей. Чтобы убедиться в том, что настройки применены правильно, щелкните правой кнопкой мыши любой календарь в списке и выберите в появившемся меню команду Открыть . Календарь будет открыт и закроет другие просматриваемые календари. Настройки представления для выбранного календаря будут применены и к остальным календарям, просматриваемым одновременно с данным. Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Просмотр контактов другого пользователя

В папке «Контакты» нажмите кнопку «Открыть общие контакты».
Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя».
Нажмите кнопку «OK».

Просмотр задач другого пользователя

В папке «Задачи» нажмите кнопку «Открыть общие задачи».
Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Открывать можно только папки, существующие в Microsoft Outlook для различных объектов по умолчанию. Например, если пользователь создал дополнительный календарь, открыть можно только календарь, существующий по умолчанию.
Чтобы удалить имя из списков Общие календари , Общие контакты или Общие задачи , щелкните правой кнопкой мыши имя, затем выберите в меню команду Удалить из (Общие календари, Общие контакты, Общие задачи).
При открытии чужого календаря, контактов или задач путем выбора пункта меню «Папка другого пользователя» (меню Файл команда Открыть) имя пользователя будет добавлено в список «Другие календари», «Другие контакты» или «Другие задачи».
Возможность просмотра объектов другого пользователя контролируется обладателем объектов. Даже при наличии разрешения на просмотр любые объекты, помеченные обладателем как частные, не будут отображать свои сведения.
Для доступа к общим папкам «Журналов» и «Заметок» используйте аналогичные процедуры.

Предоставление папок «Календарь», «Контакты» и «Задачи» в общий доступ

В папке «Календарь», «Контакты» или «Задачи» в области переходов нажмите кнопку «Общий доступ к календарю», «Общий доступ к контактам» или «Общий доступ к задачам». Выполните одно из следующих действий:

Разрешите общий доступ к объектам – в поле «Имя» установите значение «По умолчанию». В группе «Разрешения» выберите нужные параметры.
Укажите пользователей, которые будут иметь доступ к объектам – Нажмите кнопку «Добавить».
1. В поле «Введите или выберите имя» введите имя пользователя, которому предоставляется разрешение на доступ.
2. Нажмите кнопку «Добавить», а затем – кнопку «OK».
3. В списке Имя щелкните введенное имя.
4. В группе «Разрешения» выберите нужные параметры.

Независимо от объекты с пометкой Частное не будут отображены другим пользователям. Для предоставления доступа к папкам «Журнал» и «Заметки» используйте аналогичную процедуру.

Типы данных, к которым возможен совместный доступ с пользователями Schedule+

После установки Microsoft Outlook возможно выполнение следующих действий:

отправка и получение приглашений на собрания между Outlook и Schedule+;
просмотр сведений о занятости других пользователей и другие подробности. При наличии соответствующих прав можно просматривать темы встреч (только в Schedule+ 7.x);
при наличии соответствующих прав открытие книги встреч Schedule+ в Outlook. Для чтения и интерпретации данных Schedule+ 1.0 в Outlook используются файлы поддержки Schedule+ 7.x, которые устанавливаются вместе с Outlook. «Файлы» поддержки Schedule+ 7.x позволяют открывать книги встреч других пользователей, но при этом Schedule+ 7.x не запускается как отдельная программа.

Нельзя использовать Microsoft Outlook для выполнения следующих действий:

отправка приглашений на собрания как вложений в такие элементы Outlook, как контакт или сообщение;
отправка вложений и сведений о местах проведения собраний пользователям Schedule+ 1.0;
отправка более одного вхождения повторяющегося собрания пользователям Schedule+ 1.0.

04.04.2015

Календарь Microsoft Outlook 2010 - это компонент календаря и расписания Outlook 2010, который полностью интегрирован с почтой, контактами и другими возможностями Outlook. Календарь предоставляет следующие возможности:

Выберите время в календаре, создайте приглашение на собрание и решите, кому нужно отправить приглашение. С помощью Outlook легко найти самое раннее время, когда все потенциальные участники свободны. Когда приглашение на собрание отправлено по электронной почте, оно поступает в папку "Входящие" каждого из потенциальных участников собрания. Когда потенциальный участник собрания открывает приглашение, он может подтвердить, условно подтвердить свое участие или отказаться от него, нажав одну кнопку. Если приглашение совпадает по времени с каким-либо элементом в календаре потенциального участника собрания, для организатора собрания в Outlook выводится уведомление. Если это разрешено организатором собрания, потенциальные участники могут предложить для него другое время. Организатор может отслеживать, кто подтвердил свое участие или отказался от него, а кто предложил другое время для собрания, открыв приглашение.

Планирование собрания с другими людьми.

Можно отправить свой календарь получателю электронной почты как календарь Интернета, сохранив за собой возможность определять, какая часть информации будет общей. Данные календаря отображаются в сообщении электронной почты как вложение интернет-календаря, которое получатель может открыть в Outlook.

Дополнительные сведения см. в статье Введение в совместную работу с календарями.

Примечания:

Отказ от ответственности относительно машинного перевода . Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Используйте английский вариант этой статьи, который находится, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими

У пользователей Microsoft Office Outlook , которые используют многофункциональный Outlook не просто как почтовый редактор, но и как отличный планировщик своих задач, проектов, личного и рабочего времени, иногда возникает вопрос - как организовать и календарей между Outlook и Google Calendar?

Сделать это можно с помощью интернет-календарей.

Интернет-календари - это календари, к которым открыт совместный доступ через интернет. Для интернет-календарей используется формат iCalendar и расширение файла .ics.

Microsoft Office Outlook 2007 поддерживает два типа интернет-календарей:

Снимки календаря - это интернет-календарь, который отправляется в сообщении электронной почты. Он не связан с календарем-оригиналом и автоматически не обновляется.
Подписки на интернет-календари - это интернет-календари, созданные в Outlook или другом почтовом приложении, загружаются из службы публикации календарей или со специального веб-узла, на котором можно размещать календари и подписываться на них. В отличие от снимка календаря подписки на интернет-календари периодически синхронизируется с календарем, сохраненным на веб-сервере. Все обновления интернет-календаря автоматически загружаются в Outlook.

Используя Microsoft Office Outlook 2007 можно импортировать и экспортировать календари из Google Calendar в виде снимков календаря в формате iCalendar .

Импорт календаря из Google Calendar в Outlook

Войдите на Google Calendar под своим логином.
В левом столбце в группе календарей нажмите кнопку со стрелкой рядом с календарем, который требуется импортировать в Outlook.
Выберите команду Настройки календаря .

В пункте Адрес календаря нажмите кнопку ICAL .
В диалоговом окне Адрес календаря щелкните отображаемый веб-адрес календаря.
Нажмите кнопку ОК в появившемся окне приглашения для импорта календаря в Outlook.

Календарь будет открыт в календаре Outlook и добавлен в группе Общие календари .

Обратите внимание, что импортированный календарь будет статическим . Он не будет обновляться, несмотря на изменения, произведенные с ним в Google Calendar. Чтобы синхронизировать календарь в Outlook с Google Calendar, необходимо повторить процедуру импорта .

Экспорт календаря из Outlook в Google Calendar

Откройте Outlook и зайдите на закладку «Календарь «
Выделите календарь, который вы хотите экспортировать в Google Calendar
В меню Файл выберите команду Сохранить как

Введите имя для файла iCal в текстовое поле Имя файла .
Сводка с указанием имени календаря, диапазона дат и уровня подробностей отображается рядом с кнопкой Дополнительно

В этой статье приведены советы по использованию Календаря Outlook с модулем G Suite Sync for Microsoft ® Outlook ® (GSSMO).

Настройте часовой пояс в Google Календаре. Установите текущий часовой пояс , чтобы не ошибиться при планировании мероприятий в Outlook. В поездке часовой пояс можно изменить, чтобы мероприятия календаря отображались по местному времени.

Как настроить текущий часовой пояс

Для дополнительных календарей можно установить специальный часовой пояс . Этот параметр не будет меняться даже во время поездок.

Как настроить часовой пояс для отдельного календаря

Если часовой пояс установлен неверно, мероприятия, запланированные в Outlook на целый день, будут неправильно отображаться в G Suite.

Включите параметр "Автоматически добавлять приглашения в календарь". Мероприятия, созданные пользователями Outlook и Exchange, которые не работают с G Suite, будут сразу же добавляться в ваш календарь. Этот параметр можно найти в Календаря.

Если у вас несколько календарей , эффективность работы Outlook можно повысить, включив синхронизацию только для календарей, используемых в данный момент. Дополнительные сведения об этом можно найти.

Настройте делегирование в Google Календаре, а не в Outlook. Тогда ваш помощник сможет создавать мероприятия и отвечать на приглашения от вашего имени. Для этого используется веб-интерфейс Google Календаря, а не вкладка "Представители" диалогового окна "Параметры" в Outlook (в GSSMO эта функция недоступна). Инструкции по настройке можно найти.

Настройте общий доступ к календарю в Google Календаре, а не в Outlook (требуется GSSMO версии 1.8 или более поздней). Календарь можно сделать доступным для других пользователей внутри вашего домена или за его пределами. Для этого используется веб-интерфейс Календаря Google, а не ссылка "Общий доступ к календарю" в Outlook, которая с GSSMO не работает. Дополнительные сведения об этом можно найти.

Не используйте старые версии инструмента синхронизации календарей (функции "Синхронизация Google Календаря"). Синхронизация мероприятий календаря между программой Outlook и аккаунтом G Suite выполняется с помощью инструмента "Синхронизация Google Календаря", но для работы с модулем GSSMO for Microsoft ® Outlook® его необходимо отключить. Использование двух инструментов синхронизации в одном аккаунте G Suite может привести к дублированию или повреждению данных. Рекомендуем отключить функции синхронизации Google Календаря в этом аккаунте и применять только GSSMO.

При использовании функций синхронизации в другом аккаунте Google, где модуль GSSMO отключен, проблем не возникнет.

Если вы не собираетесь отправлять сведения о мероприятии, не сохраняйте его в календаре. При сохранении изменений в мероприятиях календари участников обновляются независимо от того, были отправлены мероприятия или нет.

При создании мероприятий календаря в Outlook не требуется:

отмечать участников как необязательных: для остальных пользователей они будут отображаться как обязательные;
добавлять в мероприятия документы, изображения и контакты, поскольку они отображаются только у вас (документы можно передать с помощью URL);
использовать в описании мероприятий форматирование (полужирный шрифт, курсив и др.), так как другие пользователи его не увидят.

Microsoft Outlook - это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему. Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами - формами.

Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе.

Меню (Menu) - это отображаемый на экране дисплея список режимов, команд или вариантов ответа, предлагаемых пользователю для выбора.

Если рядом с командой меню изображена стрелка вправо, значит, она имеет дополнительное меню, если троеточие, то команда вызовет диалоговое окно.

Панель инструментов (Toolbar) обычно располагается под строкой меню и содержит кнопки, обеспечивающие быстрый доступ к наиболее часто используемым командам. Для вызова команды необходимо подвести к кнопке указатель мыши (при этом кнопка будет выделена синим цветом) и щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. Если кнопка затенена, значит команда недоступна на данный момент.

Панели инструментов Outlook

Помимо обыкновенных кнопок панелей инструментов, существуют и некоторые специальные.

Кнопка-флажок. Показывает, в каком состоянии находится текущий объект. Если кнопка выделена рамкой, значит, в активном, если нет - в пассивном.

Кнопка-список. Эта кнопка имеет справа стрелку вниз. Нажатие на эту стрелку вызовет раскрытие списка с дополнительными командами или свойствами.

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа.

Папка в Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders).

Наименование папки	Описание элементов
Outlook сегодня (Outlook Today)	Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook
Входящие (Inbox)	Поступающие сообщения электронной почты и факсы
Календарь (Kalendar)	Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь
Контакты (Contants)	Информация о личных и деловых контактах. Адресная книга
Задачи (Tasks)	Планирование, ведение и учет задач
Заметки (Notes)	Создание различных примечаний
Удаленные (Delete Items)	Все удаленные элементы
Черновики (Draff)	Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения
Исходящие (Outlook)	Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные
Отправленные (Sent Items)	Копии отправленных сообщений электронной почты
Дневник (Journal)	Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office
Мои документы (My Documents)	Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы
Избранное (Favorites)	Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета
Мой компьютер (My Computer)	Отображает файловую структуру компьютера. Проводник

Задание 1.

Запустите Outlook .

1. В области Личные папки щелкните на значке Календарь .

2. По умолчанию календарь отображается в представлении День . Текущий день является затемненным в области Календарик .

3. В области Календарик щелкните на стрелках, чтобы перейти к январю 2012 года. После этого выберите 8. В календаре отобразится расписание на 8 января 2012 года.

На панели инструментов нажмите кнопку Рабочая неделя . Календарь отобразит расписание на определенную в данный момент рабочую неделю.

4. На панели инструментов нажмите кнопку Месяц . Календарь отобразит расписание на текущий месяц.

5. Изучите представления, которые находятся в меню Вид - Упорядочить по - Текущее представление .

Задание 2.

В данном упражнении вы назначите встречу, повторяющуюся встречу, а также событие на несколько дней.

1. В области Личные папки щелкните на значке Календарь .

2. Нажмите на панели инструментов кнопку День .

3. Дважды щелкните на ячейке времени 13:00. Появится новая форма Встреча .

4. В поле Тема введите SBS Представление нового продукта .

5. Нажмите клавишу Tab и в поле Место введите Конференц-зал 1 .

6. Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Конец (поле, в котором отображается время, а не дата) и в ниспадающем списке выберите 14:00, чтобы установить длительность встречи на один час.

7. Отметьте опцию Оповещение , чтобы включить напоминание Outlook о данном собрании. Щелкните на кнопке списка справа от поля Оповещение и в ниспадающем списке выберите 30 минут, чтобы отвести время для подготовки к презентации.

На панели инструментов окна Встреча нажмите кнопку Сохранить и закрыть .

8. В области Календарик щелкните на стрелке вправо для отображения следующего месяца.

9. Щелкните на третьей среде месяца.

10. Дважды щелкните на временной ячейке 10:00. Появится новая форма встречи.

11. В поле Тема введите SBS Отчет о состоянии .

12. Нажмите клавишу Tab и в поле Место введите Офис начальника .

13. Нажмите кнопку Повторение . Появится диалоговое окно Повторение встречи.

14. В области Повторять выберите опцию Ежемесячно , после чего выберите опцию Повторять в среду каждого 1 месяца .

15. Нажмите ОК . Параметры повторения будут добавлены в форму Встреча .

17. В области Календарик щелкните на стрелке вправо. Область Календарик отобразит следующий месяц, и третья среда месяца будет выделена жирным шрифтом в обозначение того, что на этот день назначена встреча.

18. В меню Перейти выберите Перейти к дате .

19. В поле Дата введите 8/8/11, после чего нажмите ОК . Отобразится расписание на 8 августа 2011 года.

20. Щелкните правой кнопкой мыши на временной ячейке 9:00 и в появившемся меню выберите Создать событие на целый день . Появится новая форма Событие .

21. В поле Тема введите SBS в отпуске .

22. Щелкните на кнопке списка справа от поля Конец и выберите 14 августа в ниспадающем календаре.

23. Если опция Оповещение включена, отключите ее.

24. Щелкните на кнопке списка справа от поля В это время и выберите в ниспадающем списке Нет на работе .

25. В правом нижнем углу формы Событие отметьте опцию Частное .

26. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть . Если Outlook выдаст предупреждение о том, что оповещение отображено не будет, нажмите Да . В календарь добавлено новое событие. Значок ключа говорит о том, что оно является частным.

27. На панели инструментов нажмите кнопку Перейти на Сегодня . Отобразится расписание на текущий день.

Задание 3. Планирование и организация встреч

1. Щелкните на дате следующего дня в области Календарик . Отобразится расписание на следующий день.

2. Перетащите указатель мыши через ячейки времени 9:30 и 10:00 , чтобы выделить их.

3. Введите и нажмите клавишу Enter . Встреча будет добавлена в календарь.

4. При выделенной встрече нажмите клавишу Enter еще раз.

5. Щелкните на поле Место и введите текст Конференц-зал 1 .

6. Убедитесь, что отмечена опция Оповещение , и выберите в списке Оповещение пункт 1 час .

7. Щелкните на области комментариев ниже списка Оповещение и введите примерную повестку дня собрания.

8. Внизу формы встречи нажмите кнопку Категории . Появится диалоговое окно.

9. Щелкните на поле Элемент принадлежит следующим категориям , введите Финансы и нажмите кнопку Добавить . Категория «Финансы» будет добавлена в список и выделена.

10. В списке Имеющиеся категории отметьте опцию Дела и нажмите ОК . Выделенные категории будут добавлены в поле Категории в форме встречи.

12. Если Outlook отобразит предупреждение о том, что оповещение не установлено, нажмите Да . Календарь отобразит обновленную встречу.

13. Щелкните на ячейке времени 12:00 и введите SBS Завтрак с Сьюзен .

14. Наведите указатель мыши на нижнюю границу встречи и, когда указатель сменится на вертикальную двустороннюю стрелку, перетащите нижнюю границу на 13:00 и нажмите Enter . Календарь отобразит обновленную встречу. В области Календарик выбранная дата отображается жирным шрифтом, т.е. на нее назначены встречи.

15. На панели инструментов нажмите кнопку Сегодня . Отобразится расписание на текущий день. В области Календарик дата следующего дня отображается жирным шрифтом, т.е. на этот день запланированы встречи.

16. Перетащите встречу на временную ячейку 11:30 . Встреча «SBS Завтрак с Сьюзен » будет перенесена на 11:30 .

17. Наведите указатель мыши на левую границу встречи «SBS Собрание по вопросам финансов ». Указатель примет вид четырехглавой стрелки.

18. С помощью правой кнопки мыши перетащите встречу на тот же день следующей недели в области Календарик . Отобразится всплывающее меню.

19. В появившемся меню выберите Копировать . Отобразится расписание на тот же день следующей недели с новой встречей «SBS Собрание по вопросам финансов ».

20. Щелкните в области Календарик на дате следующего дня. Отобразится расписание на завтрашний день с первоначальной встречей «SBS Собрание по вопросам финансов ».

Задание 4. Работа с несколькими календарями

1. Отобразите свой календарь.

2. Щелкните на кнопке списка справа от кнопки Создать и в ниспадающем списке выберите Папка . Появится диалоговое окно Новая папка .

3. В поле Имя введите тест календаря .

4. В ниспадающем списке Содержимое папки выберите Элементы типа Календарь .

5. В поле Поместить папку в щелкните на папке Календарь .

6. Нажмите ОК . В файле данных Календарь отобразится новый календарь.

7. В области Область переходов щелкните на значке Календарь .

8. В списке Мои календари отметьте опцию Календарь иТест календаря . Outlook отобразит рядом друг с другом основной и учебный календари.

9. В области Календарик щелкните на выделенной жирным шрифтом дате, чтобы отобразить день с назначенным собранием или событием.

10. Перетащите событие из одного календаря в другой, чтобы переместить его. Щелкните правой кнопкой мыши на событии перетащите его, после чего в появившемся меню выберите Копировать .

Задание 5.

Откройте свой собственный календарь Тест календаря .

1. На панели инструментов нажмите кнопку Рабочая неделя . Календарь отобразит текущую рабочую неделю.

2. Прокрутите страницу календаря, чтобы просмотреть начало И конец рабочего дня. Обратите внимание на то, что рабочие часы затемнены относительно оставшейся части дня.

3. В меню Сервис выберите Параметры .

4. В области Календарь на вкладке Настройки нажмите кнопку Параметры календаря .

5. В области Календарь рабочей недели отметьте опции Bс и Сб и отключите опции Вт , Cp и Чт . Теперь рабочая неделя длится с пятницы по понедельник.

6. Щелкните на кнопке списка справа от поля Время начала и выберите 15:00 . Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Время окончания и выберите 23:00 .

7. Нажмите ОК и в диалоговом окне Параметры нажмите ОК еще раз.

Календарь отобразит новую рабочую неделю, установленную по умолчанию.

Задание 6. Работа с несколькими часовыми поясами

Чтобы изменить текущий часовой пояс:

1. В меню Сервис выберите Параметры .

2. На вкладке Настройки нажмите кнопку Параметры календаря .

3. В диалоговом окне Параметры календаря нажмите кнопку Часовой пояс .

4. В диалоговом окне Часовой пояс нажмите кнопку списка справа от поля Часовой пояс , выберите нужный часовой пояс и нажмите ОК трижды, чтобы закрыть все диалоговые окна.

Задание 7. Обозначение встреч с применением цвета

Чтобы выделить важные встречи в календаре среди других встреч, можно обозначать цветом встречи и события, выбирая одну из десяти имеющихся меток, таких как Важно , Служебное , Личное , Отпуск , Требуется поездка и Телефонный звонок , либо настраивая параметры для соответствия предъявляемым требованиям.

1. В своем календаре перейдите к дате 24 июня 2012 года . Задайте какую-нибудь встречу.

2. Дважды щелкните на встрече. Появится форма Встреча . В поле Метка выберите параметр Личное .

4. Задайте еще одну встречу.

5. Дважды щелкните на встрече. Появится форма Встреча . В поле Метка выберите Обязательное посещение .

Если Outlook выдаст предупреждение о том, что оповещение не установлено, нажмите Да . Обновленная встреча будет сохранена в календаре, и ее цвет сменится на оранжевый для обозначения того, что данная встреча является очень важной.

7. На панели инструментов нажмите кнопку Цвета календаря и выберите Изменить метки .

8. Просмотрите предустановленные опции, после чего нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно без внесения каких-либо изменений.

MS Outlook снабжен мощным и удобным инструментом для организации рабочего времени - календарем. Рассмотрим наиболее интересные стороны этого приложения.

Для управления личным временем в Outlook используется раздел "Календарь". В календаре пользователи могут сохранять различные события, еще называемые в терминах Outlook встречами. На стандартной панели инструментов размещены кнопки, с помощью которых можно управлять режимом отображения календаря. Возможные варианты просмотра - день, неделя, месяц.

Для добавления элемента календаря достаточно щелкнуть дважды на строке, соответствующей времени будущего события. В появившемся окне необходимо указать тему, время его начала и конца. Отметив переключатель "Оповещение" можно указать появление всплывающего окна за указанное время до наступления события.

Создание нового события в Outlook.

Каждое событие может принадлежать какой-то категории. Для того, чтобы присвоить событию категорию, следует воспользоваться кнопкой "Категории" в окне создания события. Появится окно для отбора категории. Здесь можно отметить переключатели рядом с названиями тех категорий, к которым будет отнесено событие.

Управление списком категорий.

Стандартный список категорий можно дополнить своими. Для этого предназначена кнопка "Главный список категорий". В открывшемся окне в строке "Новая категория" можно ввести ее название и после нажатия кнопки "Добавить" она появится в списке категорий.

Добавление новой категории.

Для настройки периодически повторяющегося события можно воспользоваться кнопкой "Повторение". В окне "Повторение встречи" можно изменить ранее заданное время встречи. А также в разделе "Повторять" можно настроить период повторения. Событие в Outlook будет повторяться ежедневно в указанное время (при этом можно задать повторение каждый день, либо каждый рабочий день), а также еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Кроме этого, возможно задать пределы повторений - например, событие может быть повторено определенное количество раз, либо выполняться до какой-то даты.

Настройка повторения события.

На вкладке "Планирование" размещены дополнительные параметры планирования рабочего времени. Обратите внимание, что занятые часы на этой вкладке выделены синим цветом. Например, здесь можно настроить автоподбор свободного времени рабочего дня. Для этого предназначена кнопка "Автовыбор". В результате после ее нажатия система сама определит "окно" в рабочем графике и именно на это время назначит новое событие.

Средство "Автовыбор" позволит системе самой определить свободное время.

MS Outlook позволяет планировать собрания. Этот элемент похож на обычное событие, но при этом всем участникам собрания генерируются электронные письма, в которых сказано о будущем событии.

Для создания собрания необходимо при создании нового элемента календаря нажать кнопку "Пригласить участников". В верхней части окна события появится новая строка, а рядом с ней - кнопка "Кому", нажатие на которую откроет окно "Выбор участников собрания". В этом окне вначале необходимо выбрать источник адресов, возможно использовать для этой цели раздел "Контакты", либо адресную книгу MS Outlook. Дальше необходимо выбрать имя участника и нажать кнопку "Обязательный" или "Необязательный". Имя появится в соответствующей строке.

Добавление участников собрания.

Воспользовавшись кнопкой "Дополнительно" можно произвести поиск адреса или создать новый элемент списка контактов. После ввода адресов необходимо нажать кнопку "Отправить" и письмо будет отправлено по всем указанным адресам. После успешной отправки его можно будет найти в папке "Отправленные" раздела "Почта" Microsoft Outlook, кроме этого, в календаре появится еще одна запись - уведомление о собрании. Остальные параметры формирования собрания такие же, как и при создании обычного события.

Еще один элемент календаря MS Outlook - событие на целый день. Создать его можно, воспользовавшись одноименным пунктом меню "Действия".

Чтобы перейти на страницу параметров календаря с главной страницы Outlook Web App, в верхнем углу выберите Параметры , а затем - Календарь из списка в области навигации.

После изменения параметров на этой странице нажмите кнопку Сохранить , чтобы применить изменения.

Параметры календаря

Показывать номера недель . Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы в календаре отображался номер недели. По умолчанию он не установлен.

Первый день недели . С помощью этого списка вы можете выбрать первый день рабочей недели. На этот параметр влияют выбранный язык и региональные параметры. Для английского языка (США) по умолчанию выбирается понедельник.

Рабочая неделя календаря

С помощью этого раздела вы можете определить свои рабочие дни. По умолчанию это понедельник–пятница. Вы также можете указать время начала и окончания каждого рабочего дня.

Отображать неделю как . С помощью этих флажков вы можете выбрать дни, из которых будет состоять ваша рабочая неделя. Выбранные дни отображаются в календаре в качестве рабочих.

Время начала дня . С помощью этого списка вы можете выбрать время, в которое вы хотите начинать свой рабочий день. Таким образом, другие пользователи будут знать, когда начинается ваш рабочий день, что поможет им проверять, когда у вас есть свободное время, и планировать собрания.

Время окончания дня . С помощью этого списка вы можете выбрать время окончания своего рабочего дня. Оно будет известно другим пользователям, что позволит им не планировать собраний после окончания вашего рабочего дня.