Увольнение по почте образец. Как уведомить об увольнении по почте. Соблюдается такая последовательность шагов

Представить работодателю можно несколькими способами. Наиболее простым из них является передача документа в отдел кадров предприятия лично. Для этого необходимо согласовать его с руководителем, что получается сделать не всегда. Можно ли отправить заявление на увольнение по почте и как это сделать?

Можно ли послать заказным письмом или телеграммой?

Отправка заявления об увольнении по почте осуществляется, если заинтересованному лицу неудобно обращаться лично в отдел кадров или документ не подписывает директор.

В перечисленных случаях выходом может стать оправка документа почтой. Законодательство не запрещает использовать такой вариант, главное, грамотно выполнить эту процедуру.

Порядок действий

Если возникает такая необходимость, не все знают, как отправить заявление на увольнение заказным письмом? Для этого следует сначала составить документ.

По нормам ТК РФ структура и содержание заявления не определяется какими-то особенными формами, но документ должен включать шесть обязательных для содержания реквизитов:

лицо, которому адресуется (должность, наименование предприятия, ФИО);
сведения адресанта (должность, ФИО);
название документа (заявление);
сообщение для адресата (текст соответствующего характера);
дата;
подпись (с расшифровкой).

Соблюдается такая последовательность шагов:

вложить документ в конверт;
заполнить адрес стороны-получателя;
явиться в отделение Почты и указать на необходимость отправки с уведомлением;
оплатить стоимость отправки.

После того как вся процедура выполнена, остается ожидать получения письма работодателем. Если отправка осуществляется из города нахождения последнего, то письмо дойдет быстро. Об этом отправителю приходит уведомление, которое является доказательством того, что заявление получено.

Мнение эксперта

Ирина Васильева

Эксперт по гражданскому праву

После истечения срока 14 дней с момента получения письма, работодатель обязан и рассчитать заинтересованное лицо. Если он бездействует или идет вразрез с законодательством, заинтересованное лицо может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Какую дату ставить?

Существует несколько способов передать документ работодателю:

Практика показывает, что наиболее популярны первый и второй способы. Передача секретарю не популярна из-за своей малой распространенности, отправление же почтовым переводом – из-за дополнительных сложностей и нюансов (см. ниже).

ВАЖНО! Желательно составлять заявление в 2-х экземплярах. Обуславливается это тем, что на одном экземпляре ставится знак о принятии – именно этот документ остается на руках у сотрудника.

В дальнейшем он может защитить его от любых попыток удержания на рабочем месте.

Можно ли отправить документ по почте и в каких случаях?

Как мы выяснили выше, заявление об увольнении по почте действительно можно отправить. Такая возможность предоставляется почти всеми организациями и трудовыми предприятиями. Однако обычно данный способ передачи выбирается работниками тогда, когда иные способы доведения до работодателя своего желания окончить трудовые отношения недоступны.

Также можно выделить несколько других причин отправить заявление по почте:

Что для этого необходимо сделать?

Для того, чтобы отправить заявление почтой, необходимо прийти в любое отделение Почты России или в любую курьерскую службу.

С собой необходимо принести:

заявление об увольнении.
Реквизиты получателя.
Паспорт.

Работник почты предложит заполнить бланк, в котором потребуется указать следующую информацию:

наименование адресата (название организации) и его почтовый адрес.
ФИО, паспортные данные отправителя и др.

Далее отправителю необходимо выбрать: отправлять ли письмо с уведомлением или без него. После этого работник почты ставит на конверт штамп и указывает на нем уникальный номер, который необходим для отслеживания.

Как убедиться, что руководитель точно получил бумагу?

Для того, чтобы убедиться, что письмо найдет своего адресата, необходимо:

удостовериться, что все реквизиты указаны верно.
Убедиться, что все данные отправителя также точны.
Проверить, правильно ли проставлены даты, а также стоит ли подпись.

ВАЖНО! Чтобы быть полностью уверенным, что письмо дойдет до адресата, желательно при оформлении почтового отправления выбрать тип письма «с уведомлением». В таком случае отправитель будет точно знать кому и когда придет его письмо.

Возможно ли переслать электронным способом?

Согласно ТК РФ подача заявления об увольнении возможна в любой форме – соответственно, увольнение по электронной почте имеет право на существование. Другой вопрос – в какой форме оно должно быть составлено?

В какой форме должно быть заявление, отправленное по электронной почте? Многие ошибочно предполагают, что сканированная копия заявления будет принята работодателем, поскольку подпись на ней все же присутствует. На самом же деле такое заявление не будет иметь никакой юридической силы.

Такого рода заявление должно состоять из цифрового документа, содержащего электронную подпись. Лишь при наличии электронной подписи заявление будет иметь юридическую силу и сможет быть принято работодателем.

Кому адресовать?

Увольнение по электронной почте – довольно непопулярный способ, поэтому четких законодательных установок в данном вопросе нет. Поэтому адресовано сообщение с просьбой о сокращении может быть любому человеку, отвечающему за кадровые вопросы в организации отправителя. Как сделать так, чтобы заявление дошло и было действительным?

Дабы письмо с заявлением имело юридическую силу необходимо удостовериться, что:

все данные в нем достоверны.
Электронная подпись, выданная удостоверяющим центром, проставлена в документе.

Удостовериться же об отправке письма к нужному адресату можно лишь одним способом: просмотреть папку «отправленные сообщения» и убедиться что текст с просьбой о сокращении отправлен по верному адресу.

Таким образом, передача заявления об увольнении по почте также имеет место среди остальных способов передачи документа.

Сотрудник вправе уволиться в любое время, в том числе в период болезни, отпуска, отсутствия на работе по иным причинам. В этих случаях подать заявление лично, как правило, невозможно, и работник направляет его письмом или телеграммой. Рассмотрим, обязан ли работодатель принять такое заявление, как при этом определить дату увольнения и какие действуют правила, если по почте поступил отзыв заявления об увольнении.

Имеет ли силу заявление, которое сотрудник направил письмом или телеграммой

Трудовой кодекс не устанавливает, как именно сотрудник должен передать работодателю заявление об увольнении (ч. первая ст. 80 ТК РФ). Роструд указал, что закон не запрещает сотруднику подать письменное заявление об увольнении по собственному желанию любым способом, в том числе направить по почте (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1551–6). С этим согласны и суды (апелляционное определение Московского городского суда от 18 октября 2016 г. по делу № 33–41424/2016). Поэтому заявление, направленное почтой, имеет такую же силу, как и то, которое работник отнес в отдел кадров лично.

По-разному суды оценивают заявление об увольнении, которое поступило в форме телеграммы. Ведь ее может направить не сам работник, а кто-то вместо него. Вместе с тем есть возможность отправить телеграмму с отметкой «заверенная». Для этого отправитель предъявляет документ, удостоверяющий личность, и расписывается на телеграмме в присутствии оператора, который заверяет подпись (п. , Требований, утвержденных приказом Мининформсвязи России от 11 сентября 2007 г. № 108).

Иногда суды указывают, что по незаверенной телеграмме нельзя установить волеизъявление работника (апелляционные определения Московского городского суда от 13 апреля 2015 г. № 4г/4–3742/15 , от 30 января 2015 г. № 33–2900/2015). Однако если работник другим способом дал понять, что хочет уволиться, например, пришел за трудовой книжкой и расчетом в день увольнения, суд может признать незаверенную телеграмму надлежащей формой заявления ().

Таким образом, работодатель должен принять заявление об увольнении, которое сотрудник направил письмом или телеграммой . Если подпись работника в телеграмме не заверена и возникли сомнения в том, он ли ее направил, убедитесь в волеизъявлении работника на увольнение. Например, свяжитесь с ним по телефону, попросите продублировать заявление письмом или заверенной телеграммой. Телефонный разговор с работником можно с его предварительного согласия записать и сохранить эту запись на случай судебного спора.

Анна МАЛЕНКОВА, руководитель направления кадрового учета ПАО «Газпром нефть» (Санкт-Петербург)

Заявление об увольнении, поступившее по электронной почте, можно принять, если оно заверено электронной подписью

Приоритетна письменная форма заявления об увольнении (ч. первая ст. 80 ТК РФ). Документ должен непосредственно указывать на заявителя, то есть содержать его подпись. При этом электронное сообщение, подписанное электронной подписью, признают равнозначным документу с собственноручной подписью, если иное не установлено федеральными законами (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Поэтому сотрудник вправе подать заявление об увольнении по электронной почте, если оно удостоверено электронной подписью. В противном случае такое заявление не будет иметь юридической силы.

Вместе с тем есть мнение, что использовать электронную подпись в документообороте между работником и работодателем можно, только когда это прямо предусматривает закон, например, при дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ). Поэтому при возможности попросите работника написать письменное заявление об увольнении.

Как действовать, если заявление об увольнении поступило по почте

Срок предупреждения об увольнении начинает течь со следующего дня после получения работодателем заявления. Предупредить об увольнении работник обязан, по общему правилу, не позднее чем за две недели (ч. первая ст. 80 ТК РФ). Так, если заявление получено 1 февраля 2017 года, увольняют работника 15 февраля 2017 года.

Когда работник отправляет заявление по почте, выдержать двухнедельный срок предупреждения сложно. К работодателю документ может поступить, когда до указанной работником даты увольнения останется меньше двух недель. Например, в заявлении содержалась просьба об увольнении 2 февраля 2017 года, а работодатель получил его 1 февраля 2017 года. В этом случае у работодателя есть два варианта действий:
– удовлетворить просьбу сотрудника и расторгнуть трудовой договор в указанную им дату;
– не согласиться с пожеланием работника и расторгнуть договор по истечении двух недель после получения заявления.

В первом случае происходит досрочное увольнение до истечения срока предупреждения (ч. вторая ст. 80 ТК РФ). Оно возможно лишь по соглашению сторон. В судебной практике не решен вопрос, как быть в ситуации, если работодатель не согласен пойти навстречу сотруднику. По этому вопросу есть две точки зрения. Первая – если работодатель не согласен на досрочное увольнение, трудовой договор расторгают по истечении двух недель или иного установленного законом срока предупреждения (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 3 ноября 2015 г. по делу № 33–9544/2015). Вторая – если работодатель не согласен на досрочное увольнение, расторгнуть договор по истечении срока предупреждения нельзя, поскольку стороны не согласовали дату увольнения (апелляционное определение Новгородского областного суда от 26 июня 2013 г. по делу № 2-321-33-983).

Первая позиция чаще встречается в судебной практике. Однако целесообразно не игнорировать и вторую точку зрения, поскольку ее до настоящего времени поддерживают отдельные судьи. Если есть возможность, следует связаться с сотрудником и выяснить, согласен ли он на увольнение по истечении установленного в законе срока предупреждения. Однако если сотрудник на работе отсутствует, обычно нет смысла ждать, когда истечет этот срок. Поэтому можно согласиться уволить работника в указанную им дату, что поможет избежать споров.

В ряде случаев сотрудник вправе уволиться без отработки. Например, при зачислении в образовательную организацию, выходе на пенсию, переезде в другую местность и т. д. (ч. третья ст. 80 ТК РФ, п. 1 Разъяснений, утвержденных постановлением от 9 июля 1980 г. Госкомтруда СССР № 198 и Секретариата ВЦСПС № 12–21).

Иногда работодатель получает заявление по почте, после того как указанная сотрудником дата увольнения уже наступила. В судебной практике есть пример, когда суд признал законным увольнение прошедшей датой. Сотрудница направила заявление об увольнении по собственному желанию 2 ноября 2012 г. Письмо было получено работодателем только 8 ноября. Приказом от 9 ноября 2012 г. трудовой договор был расторгнут датой 2 ноября.

Впоследствии работница обжаловала увольнение, настаивая, что уволить ее должны были не ранее 22 ноября. Но Верховный Суд РФ согласился с нижестоящими судами и счел возможным в такой ситуации увольнение 2 ноября 2012 г. Довод работницы, что двухнедельный срок предупреждения об увольнении начал течь с 9 ноября, суд отклонил (определение Верховного Суда РФ от 11 июля 2014 г. № 78-КГ14-12).

Неизвестно, как суды расценят увольнение прошедшей датой в каждом конкретном случае. Поэтому рекомендуем согласовать новую дату увольнения с работником и попросить его переписать заявление (апелляционное определение Московского городского суда от 30 ноября 2012 г. по делу № 11–26310).

Трудовой кодекс не уточняет, в какой форме сотрудник должен уведомить работодателя о своем решении отозвать заявление об увольнении. То есть теоретически сотрудник может отказаться от увольнения устно. Чтобы избежать споров, закрепите в локальном акте, что отзыв следует оформлять в виде письменного заявления.

Закон против практики

На практике	В законе
Некоторые работодатели отказывают в увольнении по собственному желанию сотруднику, который по каким-либо причинам отсутствует на работе. Мотивируют это тем, что он не сдал материальные ценности, не заполнил обходной лист и т. п.	Работник вправе уволиться по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в установленный законом срок. Это право не зависит от воли работодателя (ст. 80 ТК РФ, определение Верховного Суда РФ от 21 марта 2014 г. № 5-КГ13-155).
Что будет, если...
Если работодатель будет препятствовать увольнению сотрудника, он вправе обратиться в Гострудинспекцию. Контролирующий орган может привлечь работодателя к административной ответственности. Размер штрафа для должностных лиц составляет от 1000 до 5000 рублей, для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если работник обратится в суд, он может взыскать с работодателя материальный ущерб, связанный с задержкой трудовой книжки, и компенсацию морального вреда (ст. , ТК РФ).

Что делать, если работник по почте отозвал заявление об увольнении

Сотрудник вправе отозвать заявление об увольнении, направив почтовое или телеграфное отправление. Работодатель обязан принять такой отзыв. Увольнение в этом случае не оформляют. Исключение – случай, когда на должность пригласили в письменной форме другого работника, которому нельзя отказать в заключении трудового договора (ст. 80 ТК РФ, определение Верховного Суда РФ от 31 мая 2013 г. № 5-КГ13-43).

Имеет значение дата, когда работодатель получил заявление об отзыве . Так, если оно поступило 15 февраля, а планируемая дата увольнения – 16 февраля, суд сочтет, что сотрудник надлежащим образом уведомил работодателя о намерении продолжить работу. В таком случае увольнение не оформляют (ч. четвертая ст. 80 ТК РФ).

Если работодатель получил отзыв на следующий день после увольнения или позднее, то, как правило, его можно не учитывать. В одном из дел суды первой и второй инстанции посчитали действия работника, который с опозданием направил отзыв заявления об увольнении, злоупотреблением правом. Сотрудник понимал, что работодатель не успеет получить письмо до дня увольнения, при этом уведомить его иным способом не попытался (апелляционное определение Московского городского суда от 30 ноября 2015 г. по делу № 33–44777/2015).

В то же время в каждом конкретном случае суды дают свою оценку действиям сторон. Например, Верховный Суд РФ занял сторону работницы, которая отозвала заявление об увольнении 25 февраля 2011 г. в день увольнения и после окончания рабочего дня. Но нужно учитывать, что она находилась на больничном. Телеграмму об отзыве заявления об увольнении оператор связи принял в 17 часов 20 минут (рабочий день у работодателя заканчивался в 17 часов 15 минут). Получена телеграмма была только 1 марта 2011 г. Однако суд указал, что у отсутствующей на работе сотрудницы право отозвать заявление сохранялось вплоть до окончания календарного дня 25 февраля 2011 г. Судебная коллегия также отметила, что работодатель не предпринял никаких действий, чтобы удостовериться в намерении женщины уволиться (

Внесудебный порядок урегулирования разногласий может быть установлен законом или договором. В этих случаях отправка претензии по почте субъекту, нарушившему права заявителя, обязательна. Кроме почтового канала, существуют иные способы отправки жалобы. К ним относятся:

вручение претензии лично;
через интернет.

Претензионная работа может играть и иную роль: в частности, она помогает в решении практических задач. Например, если один из участников правоотношения не исполняет или ненадлежащее исполняет свои обязанности, у стороны, чьи права были нарушены, создается острая необходимость решения задач по стимулированию своего контрагента исполнить обязанность. В этом случае нужно зафиксировать факт нарушения стороной условий договора, выяснить мнение участника по вопросу, являющемуся спорным для обеих сторон. В этом поможет отправка претензии по электронной почте или по иным каналам связи.

Форма и вид претензии

Унифицированной формы написания претензии не существует. Но в документе должны быть отражены определенные положения:

Адресат претензии.
Информация о заявителе.
Суть жалобы по существу дела.
Четкая формулировка требований к лицу, нарушившему права заявителя.
Указание на намерения заявителя в случае, если его требования не будут удовлетворены в оговоренное время.
Дата написания документа, подпись составившего его лица, расшифровка подписи.

Дата и подпись у документа – обязательные реквизиты, без них претензия признается недействительной. Претензия составляется в двух экземплярах: одна передается лицу, нарушившему права заявителя, вторая остается у составителя жалобы, на которой принявшие ее лица оставляют подпись. Но как быть, если претензия подается не лично, а через почту?

Почтовый канал

Как отправить претензию по почте? Закон позволяет отправить жалобу почтовой службой. Через почту не нужно отправлять заявление простым письмом, поскольку существует большой риск, что оно не дойдет до адресата, либо адресат на суде будет отрицать получение претензии. Почта представляет различные варианты отправки писем. Как отправлять претензию по почте? Следующими способами:

письмо с уведомлением;
ценное письмо;
ценное письмо с описью вложения;
ценное письмо с описью вложения и уведомлением.

Претензия заказным письмом с уведомлением. Получатель документа расписывается за него, поэтому в дальнейшем нельзя будет сослаться на то, что получатель не ознакомлен с претензией. Тем не менее, лучше отправить претензию ценным письмом, но с описью вложения. На это отправитель потратит чуть больше времени по сравнению с первым вариантом. Но этот вид почтовой корреспонденции будет находиться в почтовом отделении пока получатель не придет на почту и не заберет письмо под роспись. Хотя нет никакой гарантии того, что адресат в обязательном порядке заберет адресованный им документ.

Оптимальный вариант

Если перечислять все варианты отправки рассматриваемого документа через почту, то лучшим из них является отправка ценного письма с описью и уведомлением о вручении. В этой ситуации получатель будет извещен о том, что письмо ему пришло, кроме того, может ознакомиться с его содержимым. Процесс отправки претензии с описью вложения и уведомления выглядит следующим образом:

Нужно приготовить два экземпляра заявления.
Для описи вложения почта выдает банк унифицированной формы Ф-107. Заполняется бланк в почтовом отделении.
В бланке Ф-107 фиксируется адрес, индекс получателя, наименование организации, список прилагаемых к претензии бумаг. В поле «объявленная ценность» можно поставить знак прочерка, либо указать сумму.
Отправитель претензии должен расписаться на каждом из бланков и передать их сотруднику почты. В его компетенции находится проверка соответствие описи и данных получателя. Если опись соответствует тому, что изложено во вложении, сотрудник почты удостоверяет акты подписью, печатью почтового отделения.
Один экземпляр акта в заверенном виде вкладывается в письмо, которое запечатывается. Вторая копия передается отправителю.

За услугу составления сверки и уведомление о получении почта взимает плату. Сумма небольшая, но если отправитель решил компенсировать свои расходы, то он может взыскать их с лица, нарушившего условия сделки. Когда адресат заберет письмо, заявитель получит уведомление об этом. Это послужит доказательством того, что вторая сторона оповещена о требованиях, изложенных в жалобе.