Лекция 15. Создание отчетов средствами MS Access

Отчеты представляют собой формат вывода информации в виде бумажного документа. По сравнению с формами, которые тоже могут выводиться на печать, отчеты обладают двумя принципиальными отличиями:

§ предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

§ отчеты могут быть использованы для получения эстетично оформленных материалов, наклеек и других документов.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных итоговых запросах.

Окно отчета и его инструменты

Все инструменты, используемые для создания отчета эквиваленты соответствующим инструментам создания форм: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки . Среди всех вышеперечисленных средств, новым является только мастер создания почтовых наклеек. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, выполнить их форматирование для использования в качестве почтовых наклеек, имеет жесткую специализацию и поэтому в настоящем курсе лекций не рассматривается.

Структура отчета в режиме конструктора практически полностью соответствует структуре формы и делится на разделы, имеющие то же назначение, но некоторые свои особенности:

§ «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» позволяют выводить общую информацию для всех страниц отчета, так как печатаются вверху и внизу каждой страницы соответственно, например, название документа, нумерация страниц, дата и время и т.д. Отобразить эти разделы можно командой меню Вид – Колонтитулы .

§ «Заголовок отчета» и «Примечание отчета» Печатаются только один раз в начале отчета и в конце отчета соответственно. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета. Если в этих разделах помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, то сумма рассчитывается для всего отчета. Включить эти разделы можно командой Вид - Заголовок/примечание отчета.

§ «Область данных» Раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

§ «Заголовок группы» и «Примечание группы» используются для реализации группировки в отчетах. Выводятся перед и после каждой новой группы записей, соответственно. Используется для печати названия группы и вычисления статистических функций. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в эти разделы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Линейка с делениями и сетка помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу.

Панель элементов практически полностью аналогична панели элементов форм и в комментариях не нуждается. Отображение панели элементов, аналогично формам, управляется командой Вид - Панель элементов , либо кнопкой Панель элементов на панели инструментов.

Для размещения полей таблиц или запросов в отчете удобно использовать окно «Список полей», которое можно включить командой Вид - Список полей .

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Для доступа к окну свойств компонента необходимо его выделить и нажать кнопку Свойства панели инструментов или выполнить команду меню Вид - Свойства . Описание окна свойств имеется в предыдущей лекции.

Вычисления в отчетах

В качестве значения свойства «Данные» практически любого объекта, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, которые определены разработчиком в модуле VBA . При необходимости можно использовать построитель выражений. Чтобы указать MS Access на необходимость использования выражения, ввод выражения обязательно должен начинаться со знака равно (=).

= [Стипендия]*0,5

Ссылаться можно только на поля данных размещенных на данной форме, либо на открытых отдельных формах. Во втором случае необходимо предусмотреть принудительное открытие форм содержащих требуемые данные, например средствами макросов.

Группировка в отчетах

Отчеты, в отличие от форм, позволяют выполнять группировку. Для включения группировки в отчет, используется окно «Сортировка и группировка», которое можно вызвать командой меню Вид-Сортировка и группировка (рисунок 15.1).

Рисунок 15.1 - Окно Сортировка и группировка.

В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.

В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Если начать ввод со знака (=), то можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса.

Для каждого поля или выражения можно определить диапазон группировки, т.е. данные можно группировать не только по отдельным значениям, но и по диапазонам значений. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

При группировке по текстовому полю можно начать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов в значениях поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, необходимо определить создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, будет получена группа записей, в которых значения поля начинаются с букв А, Б, В и т.д.

Чтобы задать группировку по первым символам, устанавливается значение свойства «Группировка» - По первым знакам , а значение свойства Интервал определяет число начальных символов, по которым необходимо образовывать группы.

Для чисел можно установить свойство «Группировка» в значение Интервал . В этом случае свойство «Интервал» определяет диапазоны группировки. Если в свойстве «Интервал» указано значение 10, то группы будут формироваться через интервал равный 10, например: от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т.д.

Для полей даты/времени можно устанавливать значения свойства «Группировка»: По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам . Тогда свойство «Интервал» будет указывать на количество лет, кварталов, месяцев и т.д. в интервале.

Вычисление промежуточных итогов и итогов с накоплением

Еще одна задача, которую обычно приходиться решать при составлении отчетов, - это получение итоговых величин по группам данных. Для получения промежуточных итоговых значений для групп в эти разделы можно поместить дополнительные свободные элементы управления, в которых используется выражение, построенное с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.

Выражение в разделе группы, использующее итоговую функцию, не должно ссылаться на элемент управления, размещенный в области данных, т.е. не удастся создать вычисляемое поле в области данных и сослаться на него в выражении, использующем итоговую функцию. Но возможно повторить вычисляемое выражение в итоговом поле. Например, если вычисляемое поле в области данных с именем Цена содержит выражение [Цена за единицу]*[Количество] , то в разделе примечаний группы необходимо использовать выражение Sum([Цена за единицу]*[Количество]), а не Sum([Цена]) .

Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. В примечании отчета, как и в примечаниях групп, допустимы любые итоговые функции.

Наряду с вычислением итогов в разделах групп можно создавать итоги с накоплением в области данных. Свойство «Сумма с накоплением» любого числового поля, размещенного в области данных, позволяет вычислять итоги, которые обнуляются в начале каждой группы или накапливаются на протяжении всего отчета. При размещении в области данных поля, для него устанавливается свойство «Данные» – значение поля для которого вычисляется сумма, а для свойства «Сумма с накоплением» - значение Для группы .

Контрольные вопросы

1. В чем основное назначение отчетов?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Что общего и в чем различие между основными разделами форм и отчетов?

4. Как создаются вычисляемые поля?

5. Как выполняется группировка в отчетах?

6. Как вычисляются общие итоги?

7. Как вычислить итоги с накоплением?

8. Назовите механизм настройки отчетов.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1 . Создание отчета «Читатели библиотеки» при помощи мастера, по следующему описанию:

1. В окне «Базы данных» выполните переход в категорию «Отчеты».

2. Откройте окно мастера отчетов командой «Создание отчета с помощью мастера». Откроется окно диалога «Создание отчетов» (рисунок 15.2).

3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» укажите таблицу «Читатели».

4. Из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» перенесите все поля таблицы. Нажмите кнопку Далее .

5. На данном этапе предлагается выбрать уровень группировки, но группировка не планируется, поэтому просто нажимаем кнопку Далее .

6. Установим порядок сортировки по полю «ФИО», затем нажмем кнопку Далее .

7. Выберем вид отчета – табличный для продолжения нажимаем кнопку Далее .

8. Выберем стиль текста отчета – сжатый . Нажмем кнопку Далее .

9. Укажем имя отчета Читатели библиотеки и нажмем кнопку Готово . Результат создания отчета изображен на рисунке 15.3

Рисунок 15.2 – Диалоговое окно «Создание отчетов»

Рисунок 15.3 – Фрагмент отчета «Читатели библиотеки»

Задание 2. Отредактируйте отчет «Читатели библиотеки» в режиме конструктора.

Задание 3 . Создайте собственный отчет для БД ИС «Библиотека» позволяющий выводить читательские билеты, по виду приближенные к настоящим.

Задание 4. Создайте отчет, предоставляющий информацию о количестве книг у каждого из читателей.

Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.

Для начала у вас должна быть готовая таблица , с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.

После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные , перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой. Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно. В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.

Существует возможность создания определённых ячеек , в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.

В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».

· Разработчики Access снабдили его очень мощными средствами для создания профессионально подготовленных отчетов. Другое дело, как вы сможете ими распорядиться. Например, если вы разработали отчет о товарах, проданных вашими сотрудниками и каждую запись сопроводили рисунками товаров и фотографиями сотрудников, то вместо отчета вы будете иметь альбом картинок. Графика должна использоваться только для ограниченных целей и не отвлекать внимание от деловой части отчета.

· Прежде чем вы начнете разрабатывать свой собственный отчет, внимательно просмотрите отчеты, с которыми работают сотрудники вашей организации. А еще лучше, проанализируйте отчеты и деловую документацию преуспевающих фирм.

· Выясните у своих коллег с какими отчетами им приятнее работать и никогда не пренебрегайте их мнением!

· Постарайтесь каждый отчет снабдить заголовком. Иначе, в последствии очень трудно будет объяснить, какие данные содержаться в этом документе. Будет еще лучше, если к отчету вы сможете приложить пояснительный текст или краткий анализ приведенных в нем данных.

· Access размещает в отчете поля вместе с их заголовками, которые очень часто бывают избыточными. Например, заголовок поля «Фамилия » расположенный рядом с фамилией будет только загромождать отчет, не давая дополнительной информации. В тоже время, поля «Дата рождения » и «Дата приема на работу » должны быть снабжены поясняющими надписями.

· Старайтесь выравнивать логические группы и отдельные поля. По возможности блоки располагайте в отчете симметрично и делайте их одинаковой длины (иногда это можно делать за счет излишних пробелов)

· Итоговые данные целесообразно выделить либо изменением размера, либо вида шрифта. В отдельных случаях целесообразно затенение полей. При затенении полей не используйте затенение более 10-15%, иначе текст на этом фоне может быть, не различим.

· Если в различных отчетах одного приложения размещаются одни и те же поля, всегда используйте для них одинаковые заголовки и одинаковый формат текста. Иначе у читателя вашего отчета могут возникнуть сомнения.

· К использованию сокращенных названий можно прибегать только в том случае, если вы твердо уверены, что они будут понятны человеку, работающему с отчетом. Например, сокращение КГТЭИ может быть понятно только тем, кто имеет дело с Красноярским государственным торгово-экономическим институтом, а СИБУП – обучавшимся в Сибирском институте бизнеса, управления и психологии.

· Использование специальных символов, раскрывающих назначение данных, также имеет свои особенности. Например, в столбце «Стоимость партии » должно быть указано, в каких единицах отображается стоимость – рублях, тысячах рублей, долларах. Удобнее всего, единицу измерения указать в заголовке отчета.

· Использование различных типов шрифтов, безусловно, привлечет внимание пользователя. Однако их нагромождение будет рассеивать его внимание. С нашей точки зрения в отчете следует отдать предпочтение пропорциональным шрифтам типа Times . Однако если их разнообразие в отчете будет достаточно велико, то отчет будет также трудно читаем.

· Как правило, все отчеты печатаются на черно-белом принтере. Поэтому не увлекайтесь цветовой раскраской графиков отчета или его отдельных полей.

· Постарайтесь быть консервативным в хорошем смысле этого слова. Если вы нашли хороший стиль оформления отчета, который одобрили ваши коллеги и руководство, следуйте ему при разработке последующих отчетов.

Федеральное агентство по образованию РФ

НОУ СПО Иркутский колледж экономики и туризма

По дисциплине: Информатика

Натему: Отчеты MicrosoftOfficeAccess

Работу выполнил:

Студент группы Т-09-2

Щеголев Александр

Проверил преподаватель:

Болохоева Елена Николаевна

Иркутск 2010

Введение

Глава 1. Создание отчета как объекта базы данных

1.2 Способы создания отчета

1.3 Создание отчета

Глава 2. База данных «Сотрудники ресторана ВасабиКо»

2.1.1 Поиск людей, проживающих в Иркутске

1.1.2 Поиск людей, не проживающих в Иркутске

1.1.3 Поиск по наличию телефона

1.1.4 Поиск родившихся в 19** году

1.1.5 Поиск работников, имеющих сан. книжки

1.1.6 Поиск только официантов

1.1.8 Поиск по фамилии клиента

1.1.9 Поиск по наличию телефона клиента

1.1.10 Поиск персонала по фамилии

Введение

С самого начала развития вычислительной техники образовались два основных направления ее использования.

Первое направление – применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов, которые слишком долго или вообще невозможно производить вручную.

Второе направление – это использование средств вычислительной техники в автоматических или автоматизированных информационных системах.

СУБД Access (фирма Microsoft) имеет достаточно высокие скоростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярного в нашей стране и за рубежом пакета MicrosoftOffice. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в сфере Access, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Глава 1 . Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

1.1 Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

1.2 Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе. Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр. Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы: изменить значение ширины отчета; уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

1.3 Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном вид.

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Редактирование:

1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

3) Измените надпись в заголовке страницы

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

5) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование:

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Тема урока: Создание отчетов в программе Microsoft Access 2007

Цели урока:

Повторить и обобщить знания обучающихся по теме «База данных». Ввести понятие отчётов в базе данных. Научить обучающихся создавать и редактировать отчёты.

Развивать познавательные интересы, навыки работы с мышью и клавиатурой, самоконтроля, умения конспектировать.

Воспитание информационной культуры обучающихся, познавательный интерес к дисциплине «Основы информационных технологий» с помощью практических заданий.

Методическая цель проведения урока:

Использование метода проектов для активизации познавательной деятельности обучающихся, развития у них операционно-логического мышления, направленного на выбор оптимальных решений.

Требования к знаниям и умения:

Обучающиеся должны знать : - что такое отчёт; - как создавать отчёт.

Обучающиеся должны уметь : - создавать отчёты в БД с помощью Мастера и Конструктора.

Тип урока: комбинированный.

План урока:

Организационный момент

Актуализация знаний

Сообщение темы и раскрытие целей урока

Изучение нового материала

Закрепление нового материала

Подведение итогов урока

Выдача домашнего задания

Ход урока:

Организационный момент

(целевая установка на урок, мотивация и стимулирование познавательной деятельности)

Актуализация знаний

Обучающиеся отвечают на вопросы, демонстрируют свои умения и навыки работы в программе MS Аccess.

1. Дать определение: База данных – это

База данных - организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения.

Для хранения БД может использоваться как один компьютер, так и множество взаимосвязанных компьютеров.

Назовите основные объекты базы данных

Таблицы, формы, запросы, отчеты

Работа по группам:

1 группа отгадывает кроссворд

Кроссворд по теме: «Базы данных»

Структура БД, в которой любой тип данных одновременно может быть главным и подчиненным

Средство извлечения данных из БД

Набор программ, с помощью которых производится работа с базой данных

Столбец в табличной БД

Строка в табличной БД

Структура БД, в которой данные строятся по принципу взаимосвязанных таблиц

Структура, в которой одно данное является главным, все нижележащие – подчиненными.

Дайте определение получившемуся вертикальному понятию с точки зрения баз данных.

Ответы: сетевая, запрос, СУБД, поле, запись, реляционная, иерархия

Таблица – основной объект реляционной БД.

2 группа делает тестовые задания

Тестовое задание

Что такое база данных?

1. файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом

   программа для обработки числовой информации

   программа для создания текстовых файлов больших форматов

Какую структуру имеют базы данных?

1. табличную

   текстовую

   графическую

Что называют полями базы данных?

1. строки

   столбцы

   ячейки

Что называют записями базы данных?

1. столбцы

   ячейки

   строки

Какого типа полей не существует?

1. числового

   графического

   текстового

Как расшифровывается аббревиатура СУБД?

1. система управления базами данных

   структура управления безопасностью движения

   совокупность условий базы данных

В каком режиме нельзя создать таблицу базы данных?

1. в режиме Конструктор

   путем ввода данных

   в режиме вычислений

В каком диалоговом окне создают связи между полями таблиц базы данных?

1. анализ

   схема данных

   фильтрация

Можно ли изменить связи в таблицах базы данных?

1. нет

Что такое форма?

1. файл, для хранения и обработки числовой информации

   электронный бланк, содержащий поля для ввода данных

   графический редактор

Какого вида запроса не существует?

1. простого

   сложного

   перекрестного

Ответы:

Проверка заданий. Вывод на экран ответов

Сообщение темы и целей урока

Тема нашего урока «Создание отчетов в программе Access » . При ответе на один из вопросов вы назвали объекты баз данных. С каким из объектов мы еще не сталкивались на уроке?

Правильно: ОТЧЕТЫ. Сегодня мы посвятим урок именно этому объекту баз данных.

Давайте поставим себе цели, которые должны быть достигнуты нами после завершения урока:

Дать определение отчёту как объекту БД

Научится создавать отчёты

Форматировать отчеты

Рассмотреть возможности отчетов

4.Изучение нового материала

Отчеты являются удобным способом просмотра и распечатки итоговых сведений из базы данных. Давайте попробуем дать определение: Что такое ОТЧЕТ?

Под отчетом будем понимать документ, содержание которого формируется основе информации, размещенной в базе данных по определенному запросу.

Отчет - это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать.

В отчетах данные представляются в удобном виде. Отчеты выводятся на экран компьютера или печатаются на принтере.

Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета.

Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

Мы свами будем учиться создавать отчеты в базе данных Интернет-Аптека , которую мы спроектировали несколько уроков назад.

Итак, откроем базу данных Интернет-Аптека. Рассмотрим возможные способы создания отчетов.

Создание простого отчета

1.В области переходов щелкните на таблице, для которой будет создан отчет

2.На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты

На экране появится созданный приложением Access

табличный отчет. Он открыт в режиме макета.

Создание пустого отчета

1.На вкладке Создание щелкните на кнопке группы Отчеты

2.В поле отчета можно перенести необходимые поля из области Список полей.

Если Список полей не отображается нажмите кнопку Добавить поля группы Элементы управления

Когда нам необходимо создать отчет с более широкими возможностями, включить в него отдельные поля из одной или нескольких таблиц или запросов, то удобнее использовать Мастер отчетов.

Использование мастера отчетов

1.На вкладке Создание щелкните на кнопке группа Отчеты

2.В диалоговом окне Создание отчета выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицы, которые содержат поля будущего отчета:

Таблица Покупатели – поле ИмяПокупателя

Таблица Заказы – поле ДатаЗаказа

Таблица Товары – поля НаименованиеТовара и ЕдиницаИзмерения

Таблица СодержаниеЗаказов – поле ЦенаТовара

3.В следующем диалоговом окне мастер предлагает выбрать вид представления данных. Щелкните Далее .

4.Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки, т.е. определяются поля, значения которых будут использованы для заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени этого поля дважды. Щелкните на кнопке Далее , чтобы перейти к следующему окну мастера

5.Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться в группах. Выберем для сортировки поле Наименование Товара . Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее

6.Новое окно мастера предлагает выбрать макет отчета

7.Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список доступных стилей представлен в правой части окна

Ознакомьтесь с доступными вариантами, щелкните на подходящем, а затем – на кнопке Далее

8.На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите в соответствующее текстовое поле заголовок - Заказы зарегистрированных покупателей . Примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово .

Мастер создает отчет с учетом всех указанных настроек и открывает его в режиме Предварительного просмотра

Наиболее сложным является подготовка отчета с помощью Конструктора. Пользователь, вначале подготовив и сохранив отчет с помощь Мастера, в дальнейшем может в окне Конструктора изменить расположение элементов отчета, удалить некоторые элементы, изменить или отредактировать надписи и т.д.

Настройка отчетов в режиме Конструктора

1. Создайте отчет в режиме конструктора на основе полей таблицы Товары .

2.Ознакомьтесь со структурой отчета:

Заголовок отчета : содержит информацию общего характера (надпись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета

Верхний колонтитул : содержит информацию, которая должна выводиться вверху каждой страницы отчета (номера страниц, дата)

Заголовок группы : содержит такие данные, как заголовок группы, итоговые значения для группы

Область данных : содержит фактические данные из полей таблиц

Нижний колонтитул : выводится информация, которая должна присутствовать на каждой печатаемой странице (номер страницы отчета, дата)

Примечание отчета : содержит сведения, которые должны быть распечатаны один раз в конце отчета, сразу за нижним колонтитулом последней страницы (текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, краткая информация о разработчиках отчета

3.Сделайте доступной группу Элементы управления и область Список полей (кнопка Добавить поля группа Сервис )

4.Выведите на экран разделы Заголовок отчета и примечание отчета (кнопка Заголовок/примечание отчета группа Отображение вкладка Упорядочить

Добавление нумерации страниц и даты

1.Команда Номер страницы группа Элементы управления открывает диалоговое окно Номера страниц , опции которого позволяют указать формат номера, месторасположение счетчика страниц, способ выравнивания.

2. Команда Дата и время открывает диалоговое окно Дата и время , в которой можно выбрать подходящий формат даты и/или времени, установив флажки соответствующих опций

Форматирование отчетов

1.Примените к созданному отчету средство Автоформат , щелкнув на кнопке Автоформат вкладка Формат

2.Примените выравнивание текста

3.Добавьте в отчет рисунок с помощью кнопки Эмблема группы Элементы управления Упражнение

Режим предварительного просмотра и печать отчетов

Созданный отчет отображается в специальном режиме Предварительный просмотр.

Этот режим позволяет увидеть все элементы в том виде, в котором они появятся на бумаге

В этом режиме становятся доступны следующие группы элементов

Примените инструменты к созданному отчету

Изучение диалогового окна Параметры страницы

Печать отчета

1.Если необходимо сразу направить отчет на печать, применяя текущие установки принтера, щелкните на кнопке Печать панели быстрого доступа.

2. Чтобы настроить параметры печати выберите команду Печать группы Печать

Группа опций этого окна позволяет выбрать другой принтер, если он подключен, изменить настройки печати текущего принтера, щелкнув на кнопке Свойства . Кроме того, можно указать диапазон печатаемых страниц и количество копий. Закончив настройку, щелкните на кнопке ОК , чтобы распечатать отчет

Закрепление нового материала

Для закрепления материала давайте ответим на вопросы и с демонстрацией приемов

Что такое ОТЧЕТ как объект БД?

Назовите способы создания отчетов в MS Access?

Простой отчет, пустой отчет, отчет с использованием мастера отчетов, отчет в режиме Конструктора

2 .Краткая характеристика этапов создания отчета с помощью Мастером отчетов.

3. Способы настройки отчета в режиме Конструктора

4. Правила предварительного просмотра отчета и вывод его на печать

Подведение итогов урока

Подведение итогов урока. Сообщение о достижении целей, поставленных вначале урока. Выставление оценок

Выдача домашнего задания

Повторить пройденный материал

Самостоятельно изучить раздел Создание почтовых наклеек

Подготовиться к практическому занятию