Выгрузка данных в Excel с установкой разных параметров. Выгрузка данных в Excel с установкой разных параметров Как выгрузить остатки из 1с 8.3

14.06.2018 13:04:27 1С:Сервистренд ru

Введение

Программы 1С представляют собой универсальные решения для хранения важных данных и их обработки. Справочники, журналы и документы – лишь оболочки для удобного обращения с данными и связи между ними. Нередко возникает необходимость выгрузить эти данные из 1С. Цели могут быть самые разные – выгрузка для обмена с другими программами 1С, выгрузка для банка, выгрузка данных в файлы различных форматов и др.

В данной статье мы рассмотрим основные возможности выгрузки данных из 1С 8.3 Бухгалтерия и проблемы, которые могут встретиться при этом.

Выгрузка данных из 1С в файлы Excel, Word, PDF, MXL и другие

Для выгрузки данных из 1С в файлы различного формата Вам необходимо сделать следующее.

Открыть документ, предназначенный для выгрузки. Это может быть банковские поручения, документы поступления (их печатные формы), отчёты, журналы, оборотно-сальдовые ведомости и многое другое.

Для примера рассмотрим оборотно-сальдовую ведомость. Открыв её, нажмите значок дискеты в правой верхней части программы.

ВНИМАНИЕ: Если значок дискеты недоступен, попробуйте нажать в любое поле отчёта. Это необходимо, чтобы сделать отчёт «активным».

После нажатия откроется следующее окно:

В нём Вы можете выбрать место расположения файла, ввести его имя и выбрать формат. Наиболее часто используемые: docx (Word), xlsx (Excel), pdf (PDF), txt, mxl и другие.

В данном примере мы выберем формат Excel 2007 и сохраним файл в папке.

Вот так сохранилась оборотно-сальдовая ведомость:

Как видно, отчёты сохраняются в довольно удобном и доступном виде с сохранением всех данных и форматирования.

Таким образом, выгрузив необходимые данные из 1С, их можно перемещать отдельно от базы. Например, можно отправить по эл. почте коллеге (вместо того, чтобы передавать всю базу), можно сохранить их перед изменениями в данных самой программы, или же просто распечатать.

Выгрузка списков из 1С в файлы Excel, Word, PDF, MXL и другие

Иногда появляется необходимость выгрузить список документов, а не сам документ, при этом в режиме просмотра списка значок дискеты оказывается недоступен. Для того, чтобы выгрузить данные такой структуры, необходимо сперва представить список в табличной форме, после чего его уже можно будет сохранить.

В качестве примера рассмотрим список платёжных поручений. Для его выгрузки обратимся к меню Ещё – Вывести список:

В открывшемся окне можно указать поля, которые будут представлены в списке:

Мы оставим всё без изменений, нажмём Ок. В результате список представлен в виде таблицы. Теперь нам не составит никакого труда выгрузить его так же, как мы выгружали документ ранее. Кликаем по дискете, выбираем расположение, имя и формат, и сохраняем файл:

Выгрузка данных из 1С 8.3 Бухгалтерия в другие программы

Для обмена данными с другими программами 1С необходимо включить синхронизацию данных. Сделать это можно в меню Администрирование – Синхронизация данных.

В случае если галочка Синхронизация не активна (как на рисунке ниже) – Ваша база не настроена на синхронизацию с другими базами 1С. К сожалению, рассмотрение настройки синхронизации выходит за рамки данной статьи, поэтому мы ограничимся лишь упоминанием этой возможности.

При наличии синхронизации базы 1С с другой базой Вам будет доступен функционал обмена данными, работающий чаще всего в автоматическом режиме.

С любыми вопросами о настройке синхронизации и обмене данными между базами Вы можете обратиться к нашим менеджерам, которые в рамках бесплатной консультации ответят на все Ваши вопросы.

В 1С Бухгалтерия есть очень удобная возможность по обмену документами с банками. Делается это с помощью выгрузки/загрузки данных. Указав необходимые банковские документы, Вы выгружаете их в файл, а затем в банковской системе загружаете его, и после обработки документы будут доступны в банковской системе для перепроверки и проведения.

Для выгрузки из 1С 8.3 Бухгалтерия документов для отправки в банк перейдите в список документов и нажмите кнопку Отправить в банк

Выбрав нужный период, укажите документы, предназначенные для выгрузки, а затем нажмите Файл для выгрузки в банк в нижней части экрана:

В открывшемся окне выберите место расположения файла. После этого можете загрузить этот файл в банковской системе.

Выгрузка данных из 1С 8.3 Бухгалтерия для обмена с банком

В заключение хотелось бы отметить, что 1С предоставляет все необходимые инструменты для простой и быстрой выгрузки данных из базы и сохранения их в самых распространённых форматах.

Остались вопросы? Поможем с выгрузкой данных из 1С в рамках бесплатной консультации!

Довольно часто у пользователей возникает необходимость сохранить данные из 1С 8.3 в файл, к примеру, pdf, Word, Excel и прочие форматы. Например, отправить по электронной почте другому человеку отчет, сделать расчеты в Excel. К сожалению, не все пользователи знают, что выгрузить такие данные из 1С очень просто самостоятельно без посторонней помощи.

Не редко создается необходимость выгрузить список каких – либо данных из табличной части документа, формы списка, журнала документов и т. п. Такие задачи часто единичны, и нецелесообразно привлекать специалиста для написания отчета.

Например, вам нужно получить всю номенклатуру с видом «Материалы» при этом нужны только колонки «Номенклатура» и «Единица».

В том случае, когда необходимо выгрузить данные с их фильтрацией, первым делом, необходимо настроить список в меню «Ещё» табличной части.

В появившемся окне из левой части (доступные поля) необходимо выбрать те, по которым вы будете делать отбор (в данном случае «Вид номенклатуры»). В правой части окна устанавливаются значения параметров отбора. При этом вид сравнения не ограничивается одним лишь равенством.

После того, как был установлен обор, в форме списка справочника «Номенклатура» будут отображаться лишь те позиции, которые подходят под заданное условие.

Следующим шагом будет вывод данного списка в табличный документ.

В меню «Еще» выберите пункт «Вывести список».

Если вам нужно вывести не все колонки, как в нашем примере, то установите «галочки» только на тех, которые необходимы.

В итоге вы получаете, по сути, отчет, который можем сохранить в любой доступный формат. Как это сделать будет рассмотрено ниже. Подобным образом можно выгружать табличные части документов и справочников, данные из журналов документов, форм списков и не только.

Выгрузка отчетов и печатных форм из 1С

Любой отчет, печатную форму, табличный документ (например, который мы получили в нашем примере) в 1С 8.3 можно выгрузить во внешний файл в два клика.

На верхней панели программы находится кнопка сохранения во внешний файл (интерфейс «Такси»). Она будет активна на любых отчетах и печатных формах, где доступно сохранение.

Выгрузка базы данных 1С целиком

Данный способ необходим в тех случаях, когда базу данных 1С нужно выгрузить целиком, например, для создания тестовой копии.

Зайдите в нужную информационную базу в режиме конфигуратора.

В меню «Администрирование» выберите пункт «Выгрузить информационную базу».

Укажите при необходимости другое имя файла и путь для сохранения.

Полученный файл выгружаемых данных с расширением *.dt в дальнейшем очень легко загрузить. Для этого в режиме конфигуратора в меню «Администрирование» выберите пункт «Загрузить информационную базу» и откройте полученный ранее файл *.dt.

В прошлом уроке мы с Вами рассмотрели .

Однако наиболее распространенный пример – это обмен между бухгалтерией и зарплатой. Эти базы не подчинены друг другу и даже могут быть не связаны изначально.

Все, что нам необходимо – это периодически производить выгрузку из зарплаты в бухгалтерию.

Рассмотрим процесс выгрузки данных из 1С.

Принципы выгрузки и загрузки данных 1С

В Бухгалтерии у документа Реализация товаров и услуг может быть 30 полей. Это бухгалтерский учет, у него свои цели, много полей посвящены плану счетов и субконто.

В Управлении торговлей у того же документа Реализация товаров может быть 25. Это оперативный учет, у него свои цели. А вот счета из плана счетов там не указаны.

Названия у полей в этих двух базах могут быть разные. Тогда как выгрузить один документ из одной базы, а загрузить другой в другую базу?

Для описания каким образом документ должен быть преобразован, чтобы из одной базы он смог загрузиться в другую – существуют правила обмена.

Они представляют собой файл с расширением XML. Для его создания существует специальная конфигурация 1С под названием «Конвертация данных».

Для обмена между типовыми конфигурациями существуют типовые правила обмена данными, которые зашиты в типовые настройки обменов (Сервис/Обмен с ххх) или поставляется отдельно с .

Сделать выгрузку БУ-ЗП 1С

Из типовой конфигурации Зарплата и управление персоналом в типовую конфигурацию Бухгалтерия обычно периодически выгружают информации о результатах начислений заработной платы, в том числе для выплаты налогов.

Для того, чтобы это было возможно сделать, необходимо сначала из Бухгалтерии выгрузить в зарплату настройки.

Чтобы сделать выгрузку 1С из Бухгалтерии 1С в Зарплату 1С — выберите в Бухгалтерии пункт меню Сервис/Обмен данных с Зарплатой/Выгрузить данные.

При выгрузке 1С в первый раз не забудьте установить галочку «Сведения для выгрузки 1С в новую информационную базу».

Как загрузить начальные сведения в Зарплату – смотрите в следующей статье Загрузка 1С.

Сделать выгрузку ЗП-БУ 1С

После того, как начальные сведения из Бухгалтерии загружены в Зарплату, из Зарплаты можно выгружать начисления в Бухгалтерию.

В Зарплате выберите меню Сервис/Обмен данными/Выгрузка данных в бухгалтерскую программу.

На форме настройки выгрузки 1С по умолчанию нужно выбрать только период и путь куда нужно выгрузить файл с данными.

Формат выгрузки 1С отображен в виде гиперссылки — синим текстом. Вы можете изменить его нажав на гиперссылку и выбрав другую бухгалтерскую конфигурацию.

Сделать выгрузку БУ-УТ 1С

Чтобы сделать выгрузку 1С из Бухгалтерии в Управление торговлей – необходимо создать настройки обмена. Это позволит делать не только разовые выгрузки 1С, но настроить полноценный периодический обмен, как в .

Чтобы сделать настройки, выберите в Бухгалтерии пункт меню Сервис/Обмен данными с Управление торговлей/Настроить обмен данными.

Настройки создаются с помощью «мастера».

Мы не пойдем простым путем, и проконтролируем все настройки сами, для этого нужно выбрать Экспертный режим работы.

Так как мы создаем настройку с нуля, то выберем «Создать настройку обмена» (соответственно можно «продолжить» если Вы прервали мастер ранее или изменить если мастер был завершен).

Такая настройка обмена делается в двух базах – сначала в одной, потом в другой.

Соответственно выберем «Создать используя файл» если Вы начали делать новую с нуля в Управлении торговлей, а здесь Вам необходимо завершить настройку (аналогично, если начать в Бухгалтерии, то завершать нужно будет в Управлении торговлей).

Настройки для обменов «через файл» простые, и здесь на картинках не представлены. А вот для «прямого» COM соединения примеры здесь.

Пример, если Управление торговлей «файловая» — находится на диске. .

Пример, если Управление торговлей находится на сервере 1С. Название сервера и базы данных такое, .

Путь к файловой базе, а также сервер и имя базы на сервере, отображаются в окне выбора базы данных в 1С.

Здесь необходимо указать, планируется ли загружать что-то из Управления торговлей. Если да – то это «двусторонний» обмен.

Мы можем указать фильтры выгружаемых документов. Например, в разрезе организаций.

На следующей странице указывается период, начиная с которого предполагается обмен, а также список документов, которые будут выгружаться.

На этом первая часть настройки завершена. По ее результатам 1С создает файл настроек. Теперь необходимо зайти в Управление торговли и продолжить настройку там, указав вариант «Продолжить с использованием файла» и указать данный файл.

После настройки обмена с обоих базах, 1С предлагает провести первичную выгрузку 1С справочников и провести сопоставление объектов. Это аналог первичной выгрузки 1С в для дальнейшего нормального функционирования обмена.

Обратите внимание на этот момент, если Управление торговлей не пустая база, в ней есть свои справочники, особенно если они уже давно ведутся.

Если Вы не уверены в этом моменте:

• Сделайте бекапы обоих баз (особенно если обмен двусторонний)
• Попросите пользователей не работать в этих базах пока Вы делаете первичную выгрузку 1С (выходные и вечера 🙂
• Сделайте выгрузку 1С, проверьте, что справочники не являются дублированными
• Если что-то не так – вернитесь к бекапу.

Сделать выгрузку УТ-Розница 1С

Типовая конфигурация 1С Розница часто используется совместно с конфигурацией Управление торговлей. Обычно УТ используют в розничных магазинах, а Розница в офисе.

Мы рассматриваем пример настройки обмена УТ редакция 11 с Розницей.

Выберите пункт Администрирование в интерфейсе, далее Обмены данными, пункт Добавить/Создать обмен с конфигурацией Розница.

Настройка обмена делается в двух базах – сначала в одной, потом в другой.

Соответственно выберем «Продолжить» если Вы начали делать новую с нуля в Рознице, а здесь Вам необходимо завершить настройку (аналогично, если начать в Управлении торговлей, то завершать нужно будет в Рознице).

На этой закладке выбирается способ передачи информации между двумя базами – через файл (шара). Пропустите эту страницу, если Вы хотите использовать другой вариант.

На этой закладке выбирается способ передачи информации между двумя базами – через файл (FTP). Пропустите эту страницу, если Вы хотите использовать другой вариант.

Итоговая страница настроек. Чтобы указать уточнения – нажмите кнопку «Настроить ограничения».

Здесь можно указать дату, начиная с которой будут выгружаться документы, а также отборы (фильтры) по организациям, складам и др.

На закладке соответствий можно настроить соответствие некоторых справочников (магазины = подразделения и кассы).

На этом первый этап настройки завершен. Как результат – создан файл настроек. Вам необходимо завершить настройку в базе Розницы, указав Продолжить с использованием файла.

Для меня стало небольшим открытием, что пользователи 1С не знают как быстро выгрузить из 1С в Excel почти любые данные. Недавно я столкнулся с тем, что коллеги делали , а потом через FineReader переводили данные в текст из картинки, потому что не работала кнопка сохранить в 1С (см. картинку). Длинный путь, не правда ли? Но есть и более удобные способы. В выгрузке из 1С нет никакой тайны, возможностей достаточно много.

Давайте разберемся по пунктам как мы можем сохранить данные из 1С в Excel:

Самый простой способ сохранить из 1С в Excel данные — это выбрать в документе или журнале одну ячейку и нажать (копировать), затем в Excel выделить ячейку куда нужно сохранить данные и нажать v . Таким образом, вы сохраните содержание этой ячейки. Для примера-картинки это будет 42 289,23

Этот способ действует для любой версии 1С.

2. Как выгрузить из 1С в Excel большое количество данных?

Предыдущий способ хорош, но большой объем данных так не накопируешься. Поэтому, лучше пользоваться инструментом Вывести список.

Почти в любом журнале документов, справочнике или документе нажмите правой кнопкой мыши и найдите пункт Вывести список.

Для версий 8.3 и интерфейса «Такси» кнопка вывести список, есть в меню Еще

Появиться список этих элементов как текст (возможно до этого нужно будет выбрать, какие именно столбцы выбрать). Этот текст уже можно скопировать в любой документ. Но я советую, воспользоваться меню Файл — Сохранить как (т.к. большие объемы данных будут обрабатываться долго и не исключена ошибка при копировании в буфер).

Затем выбираем нужный формат файла.

Все файл сохранен в нужном формате.

Этот способ так же действует для любой версии 1С.

Для версии 1с 8.2 и выше в тонком клиенте или интерфейсе Такси инструмент Файл — Сохранить как, доступен на панели в верхнем правом углу в виде дискеты

3. Как выгрузить из 1С в Excel печатные формы документов?

Печатные формы документов таких как

1 — Снимите кнопку Только просмотр, чтобы иметь возможность изменять печатную форму

2 — Сохраните документ в нужный формат, см. пункт 2

А так же содержимое печатной формы вы сможете сохранить как любые текстовые данные, как в Word’e.

Часто печатную форму или форму отчета можно сохранить простым Копировать-Вставить в Excel.

Как загрузить данные из Excel в 1C это совсем другая история. Но скоро и ее расскажу, ждите;)

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

Не секрет, что среди офисных работников, в частности тех, которые заняты в расчетной и финансовой сфере, особенно популярны программы Excel и 1С. Поэтому довольно часто приходится производить обмен данными между этими приложениями. Но, к сожалению, далеко не все пользователи знают, как быстро это сделать. Давайте выясним, как выгрузить данные из 1С в документ Excel.

Если загрузка данных из Excel в 1С – это довольно сложная процедура, автоматизировать которую можно только с помощью сторонних решений, то обратный процесс, а именно выгрузка из 1С в Эксель – это сравнительно простой набор действий. Его можно легко выполнить с помощью встроенных инструментов вышеуказанных программ, причем сделать это можно несколькими способами, в зависимости от того, что именно пользователю нужно перенести. Рассмотрим, как это выполнить на конкретных примерах в 1С версии 8.3 .

Способ 1: копирование содержимого ячейки

Одна единица данных содержится в ячейке 1С. Её можно перенести в Эксель обычным методом копирования.

Содержимое ячейки 1С будет вставлено в Excel.

Способ 2: вставка списка в существующую книгу Excel

Но вышеуказанный способ подойдет лишь в том случае, если нужно перенести данные из одной ячейки. Когда же нужно совершить перенос целого списка, то следует воспользоваться другим способом, ведь копирование по одному элементу отберет очень много времени.

Список вставлен в документ.

Способ 3: создание новой книги Excel со списком

Также список из программы 1С можно сразу вывести в новый файл Эксель.

Весь список будет сохранен отдельной книгой.

Способ 4: копирование диапазона из списка 1С в Excel

Бывают случаи, когда нужно перенести не весь список, а только отдельные строки или диапазон данных. Этот вариант тоже вполне воплотим с помощью встроенных инструментов.

Способ 5: Сохранение документов в формате Excel

В Excel иногда нужно сохранять не только списки, но и созданные в 1С документы (счета, накладные платежные поручения и т.д.). Это связано с тем, что для многих пользователей редактировать документ проще в Экселе. К тому же в Excel можно удалить заполненные данные и, распечатав документ, использовать его при необходимости как бланк для ручного заполнения.

Документ будет сохранен в формате Эксель. Этот файл теперь можно открывать в данной программе, и проводить дальнейшую его обработку уже в ней.

Как видим, выгрузка информации из 1С в формат Excel не составляет никаких сложностей. Нужно знать только алгоритм действий, так как, к сожалению, не для всех пользователей он интуитивно понятен. С помощью встроенных инструментов 1С и Эксель можно копировать содержимое ячеек, списков и диапазонов из первого приложения во второе, а также сохранять списки и документы в отдельные книги. Вариантов сохранения достаточно много и для того, чтобы пользователь мог найти подходящий именно для его ситуации, совсем не нужно прибегать к использованию стороннего программного обеспечения или применять сложные комбинации действий.