Системы управления web-контентом. Система управления интернет журналом. Модели представления данных в CMS

Системы управления Web-контентом - это программное обеспечение, позволяющее разрабатывать и поддерживать динамические информационные Web-сайты.
Преимущество динамических сайтов заключается в отделении дизайна от информационного наполения, что позволяет автоматизировать документооборот, бизнес-процессы, механизмы персонализации.
Системы управления Web-контентом снижают стоимость создания и поддержки сложных Web-сайтов.
Основными функциями систем являются разработка контента, управление сайтом, доставка контента.
В основе систем управления Web-контентом лежит трехзвенная архитектура клиент/сервер, что облегчает работу клиентов и доступ к информации.

Динамические сайты против статических

Интернет, являясь инструментом ведения бизнеса, существенно повышает скорость и динамику взаимоотношений бизнес-партнеров при правильном использовании этого инструмента. По мере объединения жизни реального предприятия с Web’ом, проблема управления контентом Web-сайта будет стоять все более остро. За фасадом любого Web-сайта находится его инфраструктура и информационное наполнение, разумное управление которыми является первоочередной задачей для достижения эффективности.

Любой Web-сайт состоит из набора страниц, а различия заключаются лишь в том, как они организованы. Существует два вида организации Web-сайта – статический и динамический. В первом случае специалисты, отвечающие за создание и поддержку сайта пишут в HTML-форме каждую в отдельности страницу, включая ее оформление и контент. Во втором – в основе любой Web-страницы лежит шаблон, определяющий расположение в окне Web-браузера всех компонентов страницы и вставка конкретной информации производится с использованием стандартных средств, не требующих от участника процесса знания языка HTML и достаточно сложных для неспециалиста процедур публикации Web-страницы.

“Компания American Airlines раньше имела 40000 статических Web-страниц. При установке системы Broadvision они преобразовались всего в 40 шаблонов. Когда же люди посещают сайт American Airlines, 80% из них используют только 2 из этих шаблонов”, - сказал Майкл Кеннеди, вице-президент по маркетингу Broadvision

Если сайт состоит из множества страниц или он должен часто обновляться, то преимущество динамической организации становится очевидным. Разработчикам Web-сайта не надо переписывать всю страницу при изменении ее информационного наполнения или дизайна. Странички не хранятся целиком, а формируются «на лету» при обращении к ним.

Таким образом, отделение дизайна от контента является главной отличительной особенностью динамических сайтов от статических. На этой основе возможны дальнейшие усовершенствования структуры сайта, такие как определение различных пользовательских функций и автоматизация бизнес-процессов, а самое главное, контроль поступающего на сайт контента.

Для создания динамического сайта возможны два пути. Во-первых, это написание собственных программ, отвечающих за создание нужных шаблонов и поддерживающих необходимые функции. При этом созданная система будет полностью отвечать потребностям, однако возможно потребует больших программистских усилий и времени. Второй путь - это воспользоваться уже существующими системами, которые и называются системами управления Web-контентом. Преимуществом этого пути является уменьшение затрат времени и сил. К его недостаткам можно отнести снижение гибкости, предоставление недостаточного или чрезмерного набора возможностей.

«Полная стоимость создания и сопровождения в течение года одной HTML-страницы с одним изображением и тремя ссылками составляет 255 долл.; если такая же страница генерируется динамически, ее средняя стоимость снижается до 15 долл. По мере роста объемов наполнения узлов Web, люди начинают понимать, что внедрение систем управления контентом действительно имеет смысл», - считает Майкл Мун, президент исследовательской фирмы Gistics

Несомненным плюсом системы управления контентом является снижение стоимости администрирования вообще и поддержки сайта в частности. Это происходит за счет снижения потерь времени на поиски документов, пресечения дублирования и ошибок, увеличения скорости связи с партнерами и клиентами.

Системы управления Web-контентом: типовая структура

В самом общем виде архитектуру систем управления Web-контентом можно представить следующим образом:

В основе данной технологии лежит трехзвенная архитектура клиент/сервер. Такая архитектура разбивает процесс обработки данных между

клиентом;
сервером приложений;
хранилищем данных.

В отличие от традиционной двухзвенной архитектуры здесь присутствует сервер приложений как промежуточное звено между клиентом и хранилищем данных.

Необходимость такого звена продиктована требованиями приложений для предприятий, взаимодействующими с клиентами (через Интернет), партнерами (через Extranet) и собственными работниками (через Intranet). В отсутствии сервера приложений большинство приложений выполняется прямо на клиентском компьютере, с которого клиент посылает запросы. При этом для доступа к необходимым данным клиент должен знать, как именно они организованы и где хранятся. К тому же компьютеры клиентов должны быть достаточно мощными для обработки данных из хранилища (такая архитектура обычно называется "толстый клиент"). В противоположность ей трехзвенная архитектура, ее еще называют "толстый сервер", а чаще - "тонкий клиент", позволяет избежать усиления компьютеров клиентов и загруженности сети из-за перемещения данных. Получая запрос, сервер приложений обрабатывает его, связываясь с хранилищем данных, в каком бы месте необходимые данные не находились. Клиент лишь получает результат в виде HTML-файла. Таким образом, сервер приложений является стандартизованной платформой для динамической доставки контента и построения основных приложений. Надо заметить, что самих серверов приложений может быть много, а связь с ними происходит через Web-сервер.

Как было сказано выше, для создания и обслуживания динамических сайтов можно воспользоваться специальными системами управления Web-контентом. Они являются программным обеспечением, устанавливаемым на Web-сервере. Их основной задачей является контроль контента, поступающего на сайт, для обеспечения достоверности и своевременности.

Если посмотреть теперь на системы управления контентом в самом общем виде, то можно отметить, что их составляющими могут быть компоненты управления контентом, хранилища данных, серверов приложений. Из них только управление контентом является обязательной составляющей, хотя разные производители и здесь предлагают разные возможности. Самые общие из них обсуждаются в следующем разделе.

Основные функции систем управления Web-контентом

Производители систем управления Web-контентом единодушны только в самом общем определении того, что должны предоставлять такие системы. Их основные параметры можно сгруппировать в три категории:

Разработка контента

Разработка контента является одним из ключевых компонентов всей системы. Именно здесь начинается жизненный цикл любого материала публикуемого на сайте. На этом этапе происходит создание, редактирование и утверждение контента, а роль системы заключается в автоматизации этих процессов. Задача поддержки совместной работы авторов, редакторов, программистов и менеджеров полностью перекладывается на систему. Эта задача осуществляется благодаря разделению контента и дизайна. Все компоненты сайта, включая шаблоны и наполнение, хранятся в определенных местах хранилища данных. Система же автоматически обращается в нужные места хранилища, позволяя множеству пользователей, даже не являющихся техническими специалистами, работать над подготовкой контента к публикации, включая проверку его достоверности.

Управление сайтом

Инвестиции в систему управления Web-контентом могли уберечь британский каталог Argos от ужасной ошибки. На своем сайте по электронной коммерции был представлен телевизор Sony всего за £3 ($5). Ошибка произошла, когда один из сотрудников округлил цену с 299 до 300 фунтов и случайно стер нули. Система управления контентом могла бы проверить эту информацию до опубликования.

На этом уровне происходит разработка самого сайта, предварительный просмотр и публикация подготовленного контента. Здесь разрабатывается внешний вид, подготавливаются шаблоны, распределяются роли пользователей и классификация необходимой бизнес-информации (например, товары, цены). Важными компонентами этого уровня являются службы поддерживающие своевременность поступления необходимого контента.

Доставка контента

Когда сайт полностью подготовлен к публикации, необходимы средства для динамического формирования Web-страниц в зависимости от вида конкретных пользователей. В этой связи, одним из важных компонентом данного этапа является персонализация или распределение профилей, чтобы каждый пользователь получал только ту информацию, которая соответствует его роли.

В заключение хотелось бы сказать, что хотя и не существует абсолютно одинаковых систем управления Web-контентом, эксперты сходятся в одном. По мере развития Web-технологий системы должны будут концентрироваться более на управлении контентом, чем на Web-паблишинге.

Благодаря сегодняшним веб-технологиям свой сайт может создать практически любой человек. Познания в области программирования и гипертекстовой разметки совсем не обязательны. В этой статье мы подробно рассмотрим управления содержимым сайта и приведем рейтинг CMS, которые являются наиболее выгодными из всех существующих на сегодняшний день площадок.

Понятие CMS

Система управления контентом сайта - это специализированное программное обеспечение, которое предназначено для быстрой модификации новостей сайта и управления остальными элементами его содержимого. Такая система может быть выпущена в качестве десктопного клиента или в виде интернет-приложения.

CMS позволяет не только редактировать новости в автоматическом режиме, но и создавать новый контент, добавлять элементы стилистического оформления и пользовательского функционала. Основные функции и возможности, которыми владеют все системы управления сайтом:

Возможность управления контентом без использования языка гипертекстовой разметки и каскадной таблицы стилей.
Хранение данных, обеспечение доступа к базам данных сайта, управление потоками документов.
Публикация контента.
Предоставление удобной подсистемы поиска по содержимому сайта.

Рейтинг бесплатных CMS

Бесплатные версии CMS имеют намного меньший функционал, чем платные варианты, однако они обеспечивают основной набор функций, который необходим для базового управления всем содержимым вашего сайта.

(Malware Free). Данная система в большинстве случаев используется для новостных порталов, ведь функционал минимален. Однако это не мешает данной системе создавать сайты с удобной пользовательской навигацией. Вся документация распространяется бесплатно. Клиентское приложение доступно для скачивания всем желающим создать свой блог или новостной портал. Данная CMS дает владельцам сайта возможность подключить рекламу и другие системы монетизации. Поддерживается функция хранения информации в базе данных.
WordPress - одна из наиболее популярных и востребованных сегодня систем. Также входит в рейтинг CMS с наиболее удобным распределением функций. WordPress требует наличия предустановленного клиента. Используется такая система, как правило, для создания сложных информационных ресурсов, которые требуют сложной организации постоянной поддержки большого количества администраторов.
Typo3. Такой вариант CMS используется для создания Система распространяется на бесплатной основе с открытым исходным кодом. Наличие качественной документации, переведенной на разные языки, позволяет разработчикам поддерживать сайт и внедрять в его функционал передовые технологии в области веб-программирования.

Рейтинг CMS-интернет магазинов

Наиболее производительные CMS

Opencart. После персональной сможет затрачивать минимум ресурсов и позволит сайту работать намного быстрее.
"1С Битрикс". Движок позволяет управлять интернет-магазином с более чем сотней тысяч товаров разных категорий. При этом общая производительность сайта не страдает.
Magento. Этот движок работает стабильно. Риск постоянных зависаний или сбоев системы минимален.

Система управления интернет журналом

Такие варианты движков отлично подойдут для начинающих блогеров или для тех, кто решил завести собственный интернет журнал без познаний в области веб-разработки.

+Web. Относится к числу индивидуальных систем управления контентом сайта. Позволяет создать индивидуальный дизайн вашего блога.
Treegraph. Походит для развития любых интернет проектов, в частности и блогов. Поддерживает Apache и БД mySQL.
WordPress. Удобный движок, который входит в общий рейтинг CMS.
Drupal. Позволяет строить абсолютно любые подвиды интернет-журналов, независимо от уровня их сложности.

Платные системы управления содержимым сайтов. Стоит ли их использовать?

Прежде чем выбрать платный движок, опробуйте его бесплатную версию на протяжении хотя бы одного месяца. Так вы поймете, подходит ли вам данная система. Платный вариант движка предоставляет на порядок больше функций, к примеру, сторонняя реклама будет отключена, и впредь только администратор сможет подключать рекламные баннеры, которые будут приносить деньги владельцу сайта.

Платные системы имеют повышенный уровень безопасности, что является чрезвычайно важным критерием, если вы планируете создать серьезный веб-ресурс. При выборе движка руководствуйтесь не общепринятыми стереотипами, а своим опытом использования бесплатной версии того или иного продукта.

Документы - это кровь, снабжающая тело (компанию) кислородом (информацией),
который позволяет ему функционировать (делать бизнес).
Xerox

Данные и контент

Сегодня вместо термина «автоматизация документооборота» все чаще употребляется термин «системы управления контентом», или ECM (Enterprise Content Management). Да и сам термин «документ» теперь трактуется все более широко. С чем же это связано?

В развитии документооборота можно выделить две тенденции: переход от автоматизации структурированных данных к автоматизации неструктурированных данных и от использования узкоспециализированных решений к применению интегрированных систем масштаба предприятия.

Первые системы электронного документооборота появились еще в 70-е годы. Это были преимущественно автономные приложения, фокусирующиеся на отдельных задачах, таких как оцифровка документа, его распознавание и управление записями о документах, реализованных на уровне отдела предприятия.

Приложения для документооборота, как и офисные приложения Word, Excel и PowerPoint, в начале 80-х годов существовали в виде отдельных продуктов и лишь со временем были интегрированы в комплексные решения.

Первые системы документооборота в основном были предназначены для управления структурированными записями. По сути, они представляли собой специализированные базы данных, хранящие записи о документах: о поступающем документе делалась запись, а далее к ней привязывались все действия, которые выполнялись с документом.

Со временем подобные системы стали включать и сами документы в электронном виде, понятие «запись» расширилось и стало обозначать не только запись в базе данных, но и, например, электронное письмо, документ и его индекс и т.д. Постепенно изменилось само понятие «документ».

Действительно, в организацию документ может поступить в бумажном виде, затем его отсканируют, распознают и поместят на web-сайте. С точки зрения содержания это будет один и тот же документ, а по формату файла и способу хранения - разные.

В компаниях осознали, что ручной перевод документа из одного формата в другой, из одной формы хранения в другую, а также повторное создание одного и того же содержания для web-хранения или хранения в другом виде - это неоправданные затраты. Так появилась концепция ECM, в соответствии с которой внимание стали акцентировать на автоматизации контента.

Говоря о трансформации понятия «документ», хотелось бы привести результаты опроса компании IDC (рис. 1), в ходе которого 956 руководителей европейских компаний ответили на вопрос: «Что следует понимать под термином “документ”?»

Рис. 1. Результаты опроса «Что следует
понимать под термином “документ”?»
(источник: IDC, 2006)

Как свидетельствуют результаты опроса, почти 50% респондентов отнесли к понятию «документ» web-странички и почти 80% - сообщения электронной почты.

Что же такое документ? Безусловно, что этот термин постоянно изменяется. По всей видимости, наиболее удачным следует признать определение компании Xerox: «Документы - это кровь, снабжающая тело (компанию) кислородом (информацией), который позволяет ему функционировать (делать бизнес)». Из этого определения становится понятно, что многим организациям пора сделать анализ крови, чтобы оценить свое состояние здоровья и принять соответствующие меры.

Понятие «документооборот», подразумевающее полную автоматизацию работы с документами на предприятии, невозможно свести к какому-то одному общеупотребимому английскому ИТ-термину. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management.

В последнее десятилетие стратегия использования ИТ в большинстве компаний была нацелена на снижение расходов. Сегодня акцент постепенно смещается в область привлечения и удержания клиентов за счет предоставления им более качественных информационных сервисов. Дальнейшее развитие информационных технологий приведет к увеличению спроса на качественные информационные услуги, и те фирмы, которые не смогут обеспечить подобных сервисов, будут вынуждены уйти с рынка. Одна из главных тенденций развития ИТ - резкий рост контента в компаниях. Современные дешевые средства хранения данных позволяют накапливать контент, но для эффективного управления им требуются новые, интегрированные технологии ввода, хранения, управления и дистрибьюции контента. Управление контентом в условиях жесткого ИТ-бюджета - это мощный стимул для организаций внедрять корпоративные системы управления контентом.

Управление контентом становится первоочередной задачей для большинства современных компаний. При этом очень многие руководители хорошо понимают, сколь существенные вложения требуются для построения интегрированной системы управления контентом, однако плохо представляют себе, сколько они теряют из-за недоавтоматизированности подобных систем и как много операций приходится дублировать. Более 90% руководителей организаций, участвовавших в вышеупомянутом опросе IDC, не смогли даже примерно оценить, сколько они тратят на управление контентом при той степени автоматизации, которая принята на их предприятии. Две трети признались, что такие расчеты (оценка расходов на управление контентом) в организации не проводились.

Для того чтобы понять, каковы же затраты на работу с контентом, обратимся к расчетам компании IDC. На рис. 2 представлено распределение затрат на выполнение типичных задач сотрудниками среднестатистической организации, занятыми в сфере обработки информации. Авторы исследования исходили из западных норм оплаты труда (в среднем 60 тыс. долл. в год); для российских предприятий в количественном выражении картина, конечно же, будет несколько иная, однако качественное распределение (временны е затраты) останется примерно таким же.

Рис. 2. Средняя стоимость выполнения информационных операций
на одного сотрудника в неделю (источник: IDC, 2006), долл.

Как следует из рис. 2, в среднем организации в США тратят около 270 долл. (из расчета на одного сотрудника в неделю) только на поиск информации и 195 долл. - на ручное заполнение форм и создание документов.

Результаты еще более интересного исследования представлены на рис. 3. Здесь анализируются дополнительные затраты по разным категориям задач из-за потерь времени на неавтоматизированную работу с контентом. Очевидно, что оптимизация работы с контентом сулит большую экономию.

Рис. 3. Ежегодные потери, связанные с тратой времени на неавтоматизированную
работу с контентом (для американской компании с тысячей сотрудников, занятых
в сфере обработки информации), млн долл.

Все больше руководителей компаний понимают, что нужна такая интеграция контента в рамках организации, при которой сотрудникам не приходится повторно создавать документы с одним и тем же содержанием в разных форматах.

Концепция Enterprise Content Management

ЕСМ - это сравнительно новая концепция, терминология для которой еще окончательно не сложилась. Ее логическая структура представлена на рис. 4.

Рис. 4. Логическая структура ECM

Рассмотрим ключевые элементы, входящие в данную схему.

Системы ввода (Capture)

Система ввода документов включает функции создания, захвата и обработки вводимой информации. Документы могут вводиться со сканера или импортироваться из любого приложения.

Если документ вводится с бумажного носителя, то на первом этапе производится его сканирование и создается электронная копия документа (образ). В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также визуальный контроль качества. Сканеры для корпоративного применения обычно оснащены рядом дополнительных функций, например могут принимать разноформатные документы. На втором этапе (если это необходимо) полученный образ переводится в текстовый документ, то есть выполняется распознавание отсканированных документов. Для этого используются программы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition, OCR).

Документы, переводимые в электронный вид, условно делят на формализованные, неформализованные и специальные. В формализованных документах заранее определена форма - расположение и размер обязательных полей, в которые заносятся данные (бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д). К неформализованным относятся документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. В качестве специальных документов можно назвать карты или отпечатки пальцев.

Перевод документов каждого из перечисленных выше видов в электронный формат имеет свою специфику: для ввода фотографий достаточно электронного изображения, если документ содержит текст - его необходимо распознать, если это анкета - то обычно нужна только содержащаяся в ней информация, например при обработке избирательных бюллетеней обычно не требуется изображение самого документа - достаточно информации о том, за кого отдан голос.

Особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки, - так называемого рукопечатного текста. Технологии распознавания рукопечатных символов получили название Intelligent Character Recognition (ICR). Задачи распознавания при вводе форм необязательно связаны с текстом. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, или Optical Mark Recognition (OMR), например в избирательных бюллетенях. При массовом вводе документов производятся распознавание, верификация и индексирование. Далее система определяет, куда должен направиться каждый документ и под каким именем, то есть происходит автоматическое управление потоком ввода.

Решения по автоматизации ввода предлагают такие компании, как EMC (Captiva), ABBYY и Cognitive Technologies.

Управление документами (Document Management)

Управление документами - старейший компонент ECM. Он позволяет контролировать документ с момента его создания до архивирования. Назначение технологии - снабжать документы метаданными (атрибутами) для того, чтобы связывать их с бизнес-процессами. Она предоставляет основные библиотечные функции, включая хранение, поиск, контроль версионности и выписку документов.

К основным задачам управления документами можно отнести:

контроль документов на вход/выход, контроль целостности документа;
управление версионностью (отслеживание версий с той же информацией на разных стадиях работы над документом, а также одной и той же информации в различных форматах);
поиск и навигация с целью поиска информации;
визуализация информации для представления в структурах типа виртуальных файлов или папок.

Функции Document Management все в большей степени пересекаются с управленческой функциональностью офисных приложений, таких как Outlook/Exchange и Notes/Domino, и с функциями Library Services по администрированию хранения информации.

Лидерами данного сегмента рынка являются компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и IBM (FileNet).

Управление web-контентом (Web Content Management)

Данная технология поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и обычно интегрируется с системой управления документами. Она позволяет организациям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом, экстранетом или интранетом. Использование ПО для управления web-контентом позволяет публиковать информацию быстро и безопасно в разных каналах, даже не зная языка HTML. Благодаря этому организации могут возложить задачу публикации документов в Web на бизнес-пользователей - владельцев контента. Эффективность применения такого ПО заключается в том, что разным службам не нужно повторно вносить изменения в документ, а следовательно, контент содержит меньше ошибок и нестыковок.

ПО для управления web-контентом предусматривает:

создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации;
доставку и администрирование информации для создания web-презентаций;
автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;
надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;
визуализацию интернет-презентаций.

Системы для управления контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации. По мере роста контента на сайте техническим сотрудникам (web-мастерам) все труднее поддерживать его. Основными поставщиками подобного ПО являются компании EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint).

Управление записями (Records Management)

Данная технология обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Она поддерживает полный жизненный цикл документа - от его создания до уничтожения - и связана с процессами архивирования, возвращения или удаления документов. Сейчас компании предпочитают создавать архивы критически важных документов вне офиса, однако при этом необходимо вовремя восстанавливать документы и обеспечивать их хранение в соответствии с госстандартами. ПО для управления записями позволяет компаниям специфицировать бизнес-правила для электронных документов, определять, когда документы должны архивироваться, а когда - уничтожаться, и т.п. Эти правила могут основываться на государственных законах или на бизнес-требованиях самой компании.

Программное обеспечение Records Management не зависит от среды хранения данных и позволяет управлять информацией, хранящейся не в электронном виде. Среди его функций обычно выделяют следующие:

визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;
однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;
управление графиком хранения и уничтожения записей;
защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании - EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Управление рабочими потоками (Workflow/Business Process Management)

ПО для управления рабочим процессом служит для автоматизации деловых процедур, управления потоками автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д. К его задачам обычно относят:

визуализацию процессов и организационных структур;
ввод, администрирование, визуализацию и доставку сгруппированной информации с ассоциированными документами или данными;
средства напоминания, установки дедлайнов и делегирования задач.

Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия. ПО для управления рабочим процессом следует рассматривать как связующее звено между средствами управления контентом и транзакционными системами. Управление Workflow позволяет организациям автоматизировать бизнес-процессы и существенно снизить необходимость в дополнительных контактах в виде электронных писем, телефонных звонков и других средств коммуникации. Процесс глобализации требует лучшего контроля над хранимой информацией. Обмен данными с партнерами и поставщиками должен происходить с соблюдением правил безопасности, чтобы исключить утечки критичных сведений.

Системы для управления рабочим процессом присутствуют в продуктах таких компаний, как IBM (FileNet), EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint). К этой группе также можно отнести компании SAP и Oracle, в составе ERP-систем которых есть развитые модули управления потоками работ.

Управление в рабочих группах (GroupWare)

Системы GroupWare обеспечивают работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. Средства организации совместной работы позволяют наладить совместную работу в случаях, не поддающихся строгой формализации.

С ростом числа мобильных сотрудников и при все чаще применяемом удаленном взаимодействии совместная работа становится весьма актуальной. Традиционный порядок хранения информации в системе хранения данных конкретного отдела уходит в прошлое, при этом необходимость в коллаборативных инструментах внутри организации возрастает. Такие системы, как Instant Messaging, управление web-базированными проектами и даже видеоконференц-связь, рассматриваются в качестве элементов ECM. Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

коллективное совместное использование баз данных;
совместную одновременную контролируемую обработку информации;
применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;
использование «белых досок» (whiteboards) для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;
интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

Одним из первых решений, направленных на организацию совместной работы, был продукт Lotus. Сегодня в данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird),Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).

Следует отметить, что те логические системы, которые мы рассмотрели выше, нельзя назвать технологическими модулями, из которых складывается то или иное решение ECM. Они представляют собой, скорее, наборы функций, объединенных неким маркетинговым термином. При интеграции их в единую ECM-систему многие технологические модули оказываются общими, что поясняет схема, приведенная на рис. 5.

Рис. 5. Схема построения типового ECM-решения (

программа , используемая для создания, редактирования, управления и публикации контента некоторым систематическим образом.

Обычно такие системы используются для хранения и публикации большого количества документов, изображений, музыки или видео.

Система управления веб-контентом ( Web content management system , WCMS или Web CMS ) - програмное обеспечения CMS класса, реализованное обычно в виде веб-приложения, и предназначенное для создания, и управления HTML содержимым. WCMS обычно используется для управления и контроля большими, динамически изменяемыми коллекциями веб-материала (HTML документами и связанными с ними картинками). Такая система упрощает процесс создания, управления, редактирования контента и многие другие важные задачи, связанные с поддержкой этих процессов.

WCMS предоставляет следующие возможности:

Применение автоматических шаблонов отображения (в HTML или XML формате), автоматически применяемых к новому или существующему контенту. Тем самым вид всех документов может задаваться из одного места.
Простота редактирования контента . Пользователю достаточно легко создавать и управлять контентом, поскольку ему либо вообще не требуется знания языков программирования или языков разметки, либо требуется минимальное знание таковых.
Масштабируемость . Возможность расширения функциональности существующего сайта путем установки поставляемых с дистрибутивом WCMS плагинов и модулей .
Управление документами . Имеются средства управления жизненным циклом документов с момента создания до удаления.
Визуализация контента . Любой пользователь может работать с виртуальной копией всего веб-сайта, множества документов или кодами программ, что позволяет увидеть все изменения множества взаимосвязанных ресурсов перед их окончательным применением.

В зависимости от способа применения шаблонов для генерации веб-страниц принято выделять три основные типа WCMS -систем: с автономной обработкой , он-лайн обработкой и гибридные системы .

Автономные системы обрабатывают все содержимое путем применением шаблонов перед публикацией веб-страниц .
On-line системы применяют шаблоны в момент посещения сайта пользователями (либо извлекают страницы и кэша).
Гибридные системы комбинируют первые два подхода. Некоторые из них вместо статических HTML страниц генерируют исполняемые коды (JSP , PHP , Perl ), избавляя от необходимости установки WCMS-системы на каждом веб-сервере.

В качестве примера системы рассмотрим WCMS Drupal .

Drupal – это WCMS система, разработанная на языке PHP и использующая в качестве хранилища данных реляционную базу данных (поддерживаются MySQL, PostgreSQL и другие). Архитектура Drupal позволяет применять его для построения различных типов сайтов - от блогов и форумов, до информационных архивов или сайтов новостей.

Функциональность обеспечивается подключаемыми модулями, обращающимися к общему API Drupal . Стандартный набор модулей включает, например, такие функции как новостная лента, файлов, сборщик новостей, голосования, поиск и др.

Наиболее важные функции, предоставляемые модулями входящими в поставку Drupal:

единая категоризация всех видов содержимого (таксономия) - от форумных сообщений до блогов и новостных статей;
широкий набор свойств при построении рубрикаторов: плоские списки, иерархии, иерархии с общими предками, синонимы, родственные категории;
вложенность категорий любой глубины;
поиск по содержимому сайта, в том числе поиск по таксономии и пользователям;
разграничение доступа пользователей к документам;
динамическое построение меню;
поддержка XML-форматов:
- вывод документов в RDF/RSS;
- аггрегация материалов с других сайтов;
- BlogAPI для публикации материалов с помощью внешних приложений;
поддержка сменных тем оформления сайта с предоставлением нескольких готовых вариантов;
переводы интерфейса сайта на разные языки, а также поддержка ведения разноязычного контента;
возможность создания сайтов с пересекающимся содержимым (например общей базой пользователей или общими настройками);
раздельные конфигурации сайта для различных виртуальных хостов (в том числе собственные наборы модулей и тем оформления для каждого подсайта);
механизм для ограничения нагрузки на сайт (автоматическое отключение при высокой посещаемости части информационных блоков и модулей).

Существует огромное множество систем как коммерческих, так и бесплатных. Например Майкрософт предлагает реализацию