Создание приложений VBA в Outlook, типичные ситуации, примеры приложений

Outlook (вместе с его урезанной версией, которая называется Outlook Express) - самая распространенная программа для работы с электронной почтой. Однако важность его заключается не только в возможности отправки и получения электронных сообщений. На предприятиях очень большую ценность представляют его дополнительные возможности, которые помогают делать то, что Microsoft называет задачами персонального информационного менеджера (Personal Information Manager, PIM).

Первая такая задача - это работа с календарем , то есть организация времени пользователя. Календарь тесно интегрирован с другими элементами Outlook (например, Контактами и Задачами ), а также с внешними приложениями (например, Microsoft Project). На предприятиях часто используется назначение задач пользователям, когда такие задачи автоматически появляются как элементы Календаря . Если пользователь самостоятельно заносит свои задачи в Outlook, то можно (если почтовый ящик пользователя лежит на сервере Exchange Server) предоставить доступ к календарю этого пользователя его менеджерам. Менеджеры смогут видеть, какие задания есть в настоящий момент у этого пользователя, что позволит избежать ситуаций, когда задание выдается сотруднику, уже занятому важной работой.

У Календаря есть еще одна замечательная возможность: если вы создадите из Outlook на сервере Exchange общую папку с элементами типа Календарь , в вашем распоряжении будет готовое приложение для планирования совместного доступа к ресурсам (комнатам для переговоров, проекторам, разному оборудованию и т.п.). Например, предположим, что в вашей организации принято правило: все личное общение с клиентами должны производиться только в комнате для переговоров, а количество этих комнат ограничено. Вполне может получиться ситуация, когда клиент придет, а все комнаты будут заняты. Чтобы этого не произошло, используется общая папка с элементами управления типа Календарь . В процессе общения с клиентом пользователь открывает из Outlook такую общую папку и смотрит, в какое время комната свободна. Согласовав с клиентом время визита, он создает в этой общей папки элемент типа Встреча - и уже другие сотрудники смогут понять, что в это время комната для переговоров занята.

Конечно же, на практике как синхронизация календаря с другими источниками, так и использование общих календарей часто требуют добавления функциональности средствами программирования.

Вторая задача - это работа с контактами . Контакты Outlook - это, видимо, наиболее распространенный и стандартный формат адресной книги. В последнее время особенно важным стало то, что контакты из адресной книги Outlook можно очень легко и просто синхронизировать с сотовыми телефонами, наладонными компьютерами и прочими аналогичными устройствами. На предприятиях часто используется, например, общий список контактов для подразделения в виде элементов Контакт , которые хранятся в общей папке Exchange Server (адресная/телефонная книга самой организации обычно ведется в формате адресной книги Exchange Server и также доступна через Outlook). Ситуаций, когда вам нужно программным образом создавать контакты (например, на основе информации из базы данных), или синхронизировать их, или пройти циклом по всем контактами и изменить их в зависимости от какого-то условия - очень много.

Третья задача - это работа с задачами и поручениями . Для масштабных проектов, конечно, лучше использовать специализированное программное обеспечение (например, Microsoft Project и Project Server), но для простых проектов, за которые ответственен один менеджер, задачи Outlook вполне подойдут. При помощи этого средства можно создавать задачи, назначать их другим лицам (поручения) с уведомлением их по электронной почте, отслеживать процент выполнения и т.п.

Четвертая задача - работа с дневником . При помощи этого средства вы можете отслеживать работу с документами Office, обмен информацией при помощи Outlook и т.п. Дневник позволяет создать отчет о проделанной работе или вспомнить, в каком файле находится нужный документ за прошлый квартал - чтобы по образцу его сделать новый документ.

Есть еще работа с заметками - компьютерными аналогами маленьких липких листочков с напоминаниями, которыми некоторые любители обклеивают все вокруг себя.

Конечно же, вышеперечисленными встроенными возможностями работа с Outlook не ограничивается. На связке Outlook - Exchange Server основана целая область программирования, которая называется collaboration development - разработка приложений коллективного использования . Основные задачи, которые решаются при помощи приложений коллективного использования - сбор и автоматизированная обработка внутрикорпоративной информации. Например, представим себе следующую задачу из реальной жизни: каждый банк в конце каждого месяца должен представить в Центральный банк информацию об экономических нормативах. Чаще всего это выглядит так: сотрудник планово-экономического отдела, ответственный за сбор информации, в начале каждого месяца идет в бухгалтерию, чтобы получить информацию об остатках на требуемых счетах на конец месяца. Затем он отправляется в кредитный отдел, чтобы получить информацию о том, какие кредиты относятся к какой категории. После этого он руками формирует файл отчета требуемого формата. При использовании средств Outlook это могло бы выглядеть по другому:

• В начале месяца у сотрудника планово-экономического отдела в папке Входящие в Outlook автоматически появляется специальная форма для заполнения информация о нормативах;

Он нажимает на кнопку Отправить в бухгалтерию на этой форме, и форма отправляется ответственному сотруднику бухгалтерии (а может быть, автоматически получает информацию об остатках на счетах из программы "Операционный день" - если разработчик сможет это реализовать);

Сотрудник бухгалтерии, заполнив нужные поля, нажимает на кнопку Дальше и форма с сохраненными данными идет в кредитный отдел;

Сотрудник кредитного отдела заполняет свои поля (поля, заполненные в бухгалтерии, при этом автоматически доступны только на чтение) и нажимает на кнопку Дальше .

Форма со всеми необходимыми данными приходит к сотруднику планово-экономического отдела, тот нажимает на ней на кнопку Сформировать отчет - и формируется файл отчета в нужном формате, а форма с сохраненными значениями автоматически помещается в архив.

На любом предприятии задач по сбору внутрикорпоративной информации очень много. Можно привести в пример и отчеты о командировках, и сбор информации из филиалов, и формы, заполняемые продавцами (в офисе и в командировках), и информацию инвентаризаций - этот перечень можно продолжать бесконечно. И, как показывает практика, самый удобный способ - это именно применение средств Outlook/Exchange Server. Большим плюсом здесь является то, что никаких внешних средств разработки использовать не нужно: Outlook - это еще и среда разработки. Например, чаще всего в подобных приложениях используются формы Outlook - специальные шаблоны сообщений с элементами управления и программными возможностями, например, маршрутами прохождения (эти формы ни имеют никакого отношения к обычным формам V BA или формам Access). Создать такую форму и придать ей необходимый программный код можно средствами самого Outlook: для этого достаточно в меню Сервис -> Формы воспользоваться пунктом Конструктор форм , выбрать нужную форму (например, Сообщение в Библиотеке стандартных форм ) и нажать на кнопку Открыть . Откроется окно дизайнера форм (см. рис. 13.1), в котором вы сможете изменять шаблон стандартного сообщения, как вам угодно: помещать новые элементы управления, привязывать к ним программный код (при помощи меню Форма -> Просмотреть код ) и т.п.

Рис. 13.1 Окно конструктора форм Outlook

Например, добавить код для нашей кнопки CommandButton1, которую мы поместили на форму, можно так:

• В меню Сервис выбираем Просмотреть код (вместо этого можно воспользоваться кнопкой Просмотреть код на панели инструментов);

В окне редактора сценариев пишем следующий код:

Function CommandButton1_Click()

MsgBox "Привет из формы Outlook"

End Function

Да, к сожалению, автоматически сгенерировать событийную процедуру для кнопки не получится. Нет в нашем распоряжении и подсказок Intellisense, и подсветки синтаксиса, и отладки, и многого другого.

Чтобы запустить нашу кнопку на выполнение, воспользуйтесь командой Выполнить форму в меню Форма , а затем нажмите на нашу кнопку.

Как вы уже, наверное, догадались, это - не совсем привычный нам VBA (скажем больше, это - вообще другой язык программирования VBScript). Для форм Outlook предусмотрена своя собственная среда программирования, своя объектная и событийная модели. Как правило, работа с формами Outlook неотделима от работы с корпоративными возможностями Exchange Server: библиотеками форм, серверными скриптами, общими папками, маршрутизацией и т.п. Все это - очень большая специальная тема, которая потребует для рассмотрения отдельной толстой книги. По этой причине работу с формами Outlook и приложениями коллективного использования мы рассматривать не будем. Скажем только, что хорошей отправной точкой для самостоятельного освоения этой темы может послужить файл официальной документации Microsoft, который по умолчанию находится в каталоге Office по пути C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\1049\OLFM10.CHM и сайт www.slipstick.com . В этой книге мы сосредоточимся на работе с Outlook традиционными средствами VBA - при помощи стандартных модулей и форм VBA, в привычном редакторе кода. Задач автоматизации, которые решаются средствами VBA, также очень много:

• организация рассылки электронной почты по расписанию;
• получение электронной почты и ее автоматизированная обработка (например, если сообщение пришло в стандартном формате, можно извлечь из него данные и поместить в базу данных), к примеру, сбор данных из филиалов;
• автоматизация работы с контактами - например, импорт контактов из базы данных или файла Excel в общую папку на сервере Exchange;
• автоматическое создание или изменений записей в календаре;
• и многое-многое другое.

Работать с этими возможностями Outlook нам и предстоит научиться.

Форма является простым способом распределения и сбора сведений в электронном виде. Например, существуют формы для заказа товаров или публикации сведений в общей папке. Microsoft Outlook предоставляет встроенные формы, такие как Формы сообщений (для создания сообщения) или Формы контактов (для ввода сведений о контакте).

Форма также используется при отправки сообщения или при создании встречи. Все элементы Microsoft Outlook основаны на форме. Среда разработки форм Microsoft Outlook используется для создания настраиваемых форм. С помощью встроенных форм можно расширить возможности элемента, связанного с этой формой, например, применить автоматическую проверку имени в настраиваемой форме или создать ее на основе формы сообщения электронной почты. Чтобы изменить форму, можно добавить или удалить поля, элементы управления, параметры или вкладки. Форму можно сохранять как файл для дальнейшего использования в качестве шаблона или в библиотеке форм, тем самым предоставляя ее для общего доступа.

Разработчики имеют возможность усовершенствовать формы с помощью элементов управления ActiveX, а также добавлять web-страницы непосредственно в формы, используя элементы управления web-обозревателя. Программирование форм может осуществляться с помощью VBScript. Вы можете создавать формы Microsoft Outlook с помощью Microsoft Visual Basic или Visual Basic для приложений, либо использовать формы Microsoft Outlook, разработанные в Microsoft Exchange Forms Designer (EFD). Для работы с Microsoft Exchange Forms Designer необходимо установить дополнительный компонент времени загрузки EFD.

Чтобы создать пользовательскую форму Microsoft Outlook, следует прежде всего выбрать одну из стандартных форм Outlook. В большинстве случаев, тип формы, который требуется настроить, определяется типом создаваемого решения. В приведенной ниже таблице описаны типы форм и наиболее частый способ их применения.

Форма	Описание
Контакт	Отслеживание сведений о пользователе или организации
Список рассылки	Создание списков контактов или адресов электронный почты для использования в качестве единого адреса
Задачи	Отслеживание сведений о задачах, которые необходимо выполнить
Сообщение	Отправка сведений в заданном формате, либо обеспечение способа ввода данных для последующей отправки
Помещение в папку	Помещение протокола обсуждения в общую папку Microsoft Exchange, либо другой способ применения, например для перемещения вложенных в сообщение файлов в папку
Встреча	Представление собрания или запланированного события
Записи в дневнике	Запись сведений об элементе или событии

При выборе типа формы для дальнейшего использования следует учитывать следующие моменты:

• какого рода решения планируется создать? Для отправки формы наиболее соответствующим типом является Сообщение . Для отслеживания сведений в папке следует использовать типы формы Помещение в папку , Контакт , Задачи или Встреча ;
• какая из форм обеспечивает наиболее полный набор необходимых возможностей? Стандартные формы Microsoft Outlook предоставляют широкие возможности, поэтому следует выбирать ту форму, для которой требуется минимальное число дополнительных параметров настройки;
• какие стандартные поля доступны для формы? В каждой форме Microsoft Outlook имеется собственный набор стандартных полей для отслеживания сведений для этих типов элементов. Следует использовать форму, содержащую поля, максимально соответствующие требованиям пользователя;
• какие страницы формы можно настроить? Некоторые страницы форм Microsoft Outlook настроить нельзя, однако при необходимости пользователь может их скрыть.

Microsoft Outlook поддерживает различные типы серверов электронной почты и способы взаимодействия с ними. Архитектуры на основе интерфейса приложений электронной почты (MAPI) реализуются при использовании Outlook с сервером Microsoft Exchange или с хранилищами MAPI (файл личных папок (.pst)). В основном объектные модели Outlook и средства, связанные с разработчиком, создавались именно для этой среды. В основе работы MAPI лежит использование профилей, определяющих передачу и сохранение сообщений. Сервер Exchange предоставляет много совместных возможностей Microsoft Outlook, таких как библиотека организационных форм и общие папки. Обратите внимание, что если Outlook настроен только на работу с серверами на основе протокола http, то разработка нестандартных форм поддерживаться не будет.

Сведения в Microsoft Outlook хранятся в виде отдельного элемента в папке. Элемент Microsoft Outlook похож на запись в базе данных, состоящую из группы полей, в которых хранятся сведения о конкретном элементе.

В Microsoft Outlook существует два способа отображения содержимого элемента: с помощью представления в окне просмотра либо с помощью формы в окне создания и проверки. Сведения в форме отображаются более полно, что позволяет пользователю свободнее оперировать с содержимым элемента. В определенной степени форма является основным пользовательским интерфейсом для элемента. Microsoft Outlook предоставляет несколько стандартных форм для каждого элемента (Почтовое сообщение, Контакт и т.д.).

Существует возможность создания настраиваемой версии этих форм, что позволяет изменять способ отображения элементов Microsoft Outlook. Можно отображать дополнительные страницы, которые обычно скрыты, а также добавлять на страницы элементы управления. Чаще всего эти элементы управления связаны с полями элемента таким образом, что пользователь может просматривать и редактировать содержимое этих полей. В некоторых случаях существует возможность настройки заданных по умолчанию страниц формы.

В каждом элементе содержится поле «Класс сообщения» с названием формы, предоставляемой Microsoft Outlook для отображения и редактирования элемента. Например, в окне Контакта задан класс сообщения «IPM.Contact». При создании пользовательской формы Customer для всех элементов, использующих данную форму, будет указан класс сообщения «IPM.Contact.Customer». Название класса сообщения элементов Outlook всегда начинается с «IPM». Вторая часть названия класса сообщения соответствует типу используемой формы Microsoft Outlook. Третья часть названия этого класса появляется только в случае применения пользовательской версии стандартной формы Outlook.

При совместном использовании с сервером Microsoft Exchange программа Microsoft Outlook предоставляет возможности для коллективной работы, которые позволяют нескольким пользователям одновременно работать с одними и теме же данными. Однако даже без использования этих возможностей можно настраивать папки «Microsoft Outlook» в соответствии вашими требованиями либо создавать решения, которые смогут применять другие сотрудники организации.

Если планируется создание решения для коллективной работы, прежде всего следует разработать решение для одного пользователя. Поскольку разработка решения для коллективной работы в большинстве случаев является такой же простой операцией как помещение настраиваемой формы в общую папку «Microsoft Exchange», знание основ создания личных форм на основе папок может быть полностью применено при разработке решений для общих папок.

При работе с личными папками или общими папками «Microsoft Exchange» объединение решений Microsoft Outlook осуществляется следующим образом:

1. выберите тип папки и/или формы, который требуется настроить;
2. откройте новую форму и выполните настройку в соответствии с личными требованиями;
3. опубликуйте форму в папке таким образом, чтобы она могла быть использована только в этой папке;
4. укажите настраиваемую форму как используемую по умолчанию для данной папки. Это обеспечит создание новых элементов для использования в этой папке на основе данной настраиваемой формы;
5. если в папке уже имеются какиелибо элементы, выполните их обновление таким образом, чтобы при открытии этих элементов использовалась новая форма.

Обратите внимание, что если в папке планируется использовать настраиваемую форму, ее следует создать перед разработкой элементов, основанных на этой форме. Это обеспечит использование содержащимися в папке элементами одинакового набора полей. Если после создания некоторых элементов в папке требуется обновить форму, выполните следующие действия:

1. откройте новый пустой элемент, основанный на настраиваемой форме;
2. обновите форму в соответствии с личными требованиями;
3. повторно опубликуйте форму в папке с использованием того же имени.

А вот для задания форм, доступных для папки требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Для добавления формы в частную совместно используемую папку или в общую папку необходимо иметь права редактора, ответственного редактора или владельца. Владелец общей папки может ограничить доступ к формам для пользователей папки.

1. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
2. Перейдите на вкладку Формы .
3. Чтобы добавить форму в список Сопоставленные папке формы , нажмите кнопку «Организовать».
4. Чтобы ограничить список форм, доступных другим пользователям папки, установите соответствующий переключатель в группе «Разрешить использование».

21.03.2015

Не для кого не секрет, что я повернутый на «оптимизации» всего, что попадет мне в ручищи 🙂 Иногда получается, как по классике: «Оптимизированный хаос», а иногда и стоящие вещи. В общем, сейчас об очередном эксперименте.

Приложения-органайзеры.

Кто пользовался — знает. Кто не пользовался — либо ему это не нужно, либо он про это не знает. Но не суть. А суть в том, что я их перепробовал вагон и маленькую тележку. И, как положено, не нашел оптимального именно для себя. Чем-нибудь да неудобно. Раньше пробовал описывать здесь промежуточные «системы», основанные на текущем любимом приложении, но буквально через пару недель после описания эти системы лопались или забывались. Все либо возвращалась во вполне определенное русло, либо просто тормозилось, загнивало и шло на корм червям. Описывать все проблемы, с которыми сталкивался, не буду — будете пробовать, и у вас появятся схожие, а еще лучше, чтобы свои. Потому что даже идеально отлаженная система может резко потерять актуальность после всего лишь очередной смены обстановки или уклона деятельности. Вчера вел что-то типа проектов, сегодня чисто контролируешь поручения, завтра фигачишь дашборды и аналитические вещи, послезавтра в режиме вебинара вдалбливаешь в головы какие кнопки в каких окнах нажимать в этом долбаном SAP (который стал таковым не красного словца ради. Кто в теме — согласится со мной.

Суть вопроса

Чем мне нравился интерфейс LeaderTask и чего очень сильно не хватало в Outlook? А вы сами посмотрите:

М? Правильно! Все видно. Посмотрел, и понятно. Понятно:

• Суть задачи
• К какому поручению (Проекту) она относится
• Статус (начата, остановлена, не начата и т.п.)
• Контекст (в офисе, на выезде и т.п.)
• Контакт (кому я поручал задачу или кому я должен ее сдать)…

Минусы? Простой сценарий — скопировать исполнителю перечень вопросов к нему было целой проблемой, так же показать начальнику статус тоже было почти нереально. А скриншот такого формата, как можно догадаться, понимал только я. И пофиг, что именно мне это было очень удобно. Выкручивался как мог. Вот то, что оставалось от буйства красок при простом копировании:

И что здесь можно увидеть? Да кроме названия задачи ничего! Как с этим работать? Никак.

Решение проблемы. Все гениальное — просто!

В общем, в очередной поездке в общественном транспорте приходит мне в голову отличная идея! А что, если в том же корпоративном Outlook настроить под задачи определенного типа пользовательские формы определенного образца. Какие? Ну а это зависит от самой задачи: где просто список исполнителей с галочками — сделал/не сделал, где куча параметров одного действия…

Следующий день (ну как день… За пару часов наваял такую, вот, форму для задач, показанных на скриншотах выше:

Быстренько перенес эти задачи в Outlook и стал отмечать, по какому объекту что проверено, а что нет.

*** Позже выяснилось, что красивая голубая картинка делает форму, размером несколько десятков килобайт здоровенной 2 мегабайтной штуковиной, что затрудняет рассылку и т.п. Пришлось просто удалить картинку, и фон стал стандартным серым.

Сразу же захотелось красиво видеть список задач с отмеченными чекбоксами в представлении Outlook, чтобы быстро реагировать на звонки и для ясности картины. Еще полчаса, и я наваял такое пользовательское представление:

Но как? Читатель, искренне надеюсь, что ты сам умеешь искать заинтересовавшую тебя информацию. Порекомендую для понимания того, как работает Outlook книгу Глеба Архангельского «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook». Не на правах рекламы, автор мне не платит, но думаю, что лучше, чем он, я не скажу и не напишу. Все действительно просто! Нужно просто выключить привычного дурачка, который «не умеет» и «не дружит с техникой…» и начать думать самому. Прошу прощения за тон, но есть люди, для которых правый клик мыши и выбор из контекстного меню — это непреодолимая преграда, и в то же время они ищут суперсредства для повышения своей «эффективности» и «успешности» 🙂 ладно, не буду отклоняться от темы и умничать, почему это ни к чему не приводит в итоге.

В общем, немного пошаманив, я получил примерно такой вариант:

И что мы видим? Задачи с отметками (или без) на разных статусах, группировку по исполнителям, даты создания задачи (конкретно эти задачи должны выполняться в пятидневный срок с момента их постановки, например), просроченные краснеют, проверенные — становятся другим цветом и курсивом, я просто выделяю задачи конкретного исполнителя и жму кнопку «переслать». Все! Задачи во вложении письма, которое улетает адресату. На том конце провода человек открывает их и видит форму (справа) с помеченными галочкой пунктами.

Очевидные плюсы такого подхода:

Все работает в рамках MS Outlook, который, в свою очередь, работает в рамках корпоративного Exchange Server. Т.е. Я могу видеть все в этом же виде в любом месте, где удастся настроить Outlook на мой аккаунт. Даже с телефона я могу видеть текст в примечаниях, срок задачи, напоминания, а так же могу создавать стандартную задачу (увы, только стандартную, здесь формы не попользовать) прямо с телефона прямо в дороге. Например, вспомнил что-то, что надо сделать или позвонил начальник… Все копируется, печатается, обрабатывается, видоизменяется, пересылается просто отлично.

Очень важный P.S.:

Вроде бы все настроено и работает отлично. При выборе нужного представления мне показываются задачи в нужной мне форме… Но их кучи! И обрабатывать их сразу же захотелось более автоматизированно.

В итоге часть проверки была впоследствии переложена на скрипт VBA, даже создание этих пакетов задач было поручено скрипту (но уже запускаемому из Excel), в теле задачи в примечаниях тем же скриптом прописывается текст ошибок по конкретным точкам в задаче, т.е. Если нет инвентарного номера, то указано, где конкретно его нет, если есть ошибки по соединениям пролетов, в теле вложен файл, импортированный из базы данных, так же, для отчетности руководителю, сделал еще одно представление, в котором чекбоксы с галочками были отображены, как «Истина/Ложь», что удобно при копировании в любой отчет и обработку уже там с помощью условных форматирований, сводных таблиц и просто для удобной настройки печати (руководители любят, когда все на бумаге, а не в цифре).

В общем, как говорит один блоггер: «В Excel можно сделать почти всё. А что невозможно — можно сделать макросами». С Outlook та же ситуация: макросами можно делать что угодно. Создать пакет задач с исполнителями и в конкретной форме? Да не вопрос! Запустить проверку на интересующие позиции? Всего лишь еще один макрос. Осталось приучить людей пользоваться Outlook не только как почтовой программой, но и как органайзером. Не все даже знают, что там можно записывать даты и время совещаний, проверок, сроки работ и т.п. А уж заставить написать Тему — до сих пор не решенная проблема.

Эта статья была запланирована в момент, когда я все это создал. Я понаделал скриншотов и собирался дома отформатировать должным образом и выложить сюда. Но решил, что нужно эту штуку сначала обкатать месяц-другой, прежде чем выкладывать. С гордостью могу сказать, что этот эксперимент стоил времени, потраченного на его разработку и настройку, на написание и отладку скриптов и т.п.

Бланки и темы – это наборы единообразных элементов оформления и цветовых схем, которые используются в сообщениях. В бланках и темах задаются шрифты, маркеры, цвет фона, горизонтальные линии, рисунки и другие элементы оформления, включаемые в исходящие сообщения.

В Microsoft Outlook могут использоваться бланки из предварительно определенного списка, при необходимости они могут быть изменены. Кроме того, имеется возможность создавать новые шаблоны и загружать их из Интернета. Бланки Microsoft Outlook доступны только при создании сообщений в формате HTML.

Если в качестве редактора сообщения используется Microsoft Word, бланки и темы выбираются из списка. Список бланков Microsoft Word включает те же бланки, что и список Microsoft Outlook. В списке тем имеются дополнительные образцы, которых нет в списке бланков. Темы Microsoft Word могут использоваться в формате HTML. При создании или открытии сообщения, для редактирования которого используется Microsoft Word, доступна справка Microsoft Word по использованию тем. При установке в Microsoft Word бланка, используемого по умолчанию, бланк по умолчанию устанавливается также в Microsoft Outlook и наоборот. Изменения, вносимые в бланк в Microsoft Outlook, отражаются в бланке в Microsoft Word.

Если в отправляемые сообщения необходимо автоматически вставлять какой-либо текст, например, образец ответа, в дополнение к бланку или теме используйте подпись.

Создание бланка для сообщений

Если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, новый бланк не может быть создан в Microsoft Word. Однако бланк, создаваемый в Microsoft Outlook, автоматически добавляется в список бланков Microsoft Word.

1. Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Сообщение .
2. В списке Создать сообщение в формате выберите вариант HTML .
3. Нажмите кнопку «Выбор бланка», а затем – кнопку «Создать».
4. В поле «Введите имя нового бланка» введите имя создаваемого бланка.
5. В группе «Укажите, как создать ваш бланк» выберите необходимый параметр.
6. Чтобы выбрать файл, который послужит основой для создания бланка, введите путь и имя файла в поле «Использовать в качестве шаблона файл» или нажмите кнопку «Обзор» и выберите файл из списка.
7. Нажмите кнопку «Далее».
8. Выберите нужные параметры.

Не забывайте, что данная функция доступна только при использовании формата сообщения HTML

Изменение внешнего вида бланка

Если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, вид бланка не может быть изменен в Microsoft Word. Однако изменения, вносимые в образец бланка в Microsoft Outlook, будут отражены в эквивалентном шаблоне Microsoft Word.

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Сообщение .
2. В списке Создать сообщение в формате выберите вариант HTML .
3. Нажмите кнопку «Выбор бланка».
4. В списке Бланк выберите бланк, подлежащий изменению, и нажмите кнопку «Изменить».
5. Выберите нужные параметры.

Сохранение бланка из полученного сообщения

1. В окне сообщения в меню Файл выберите команду Сохранить бланк .
2. Введите имя файла и нажмите кнопку «OK».

При сохранении бланка в Microsoft Outlook он сохраняется также в списке бланков Microsoft Word.

Удаление бланка из списка бланков

При удалении бланка в Microsoft Outlook аналогичный бланк удаляется также и в Microsoft Word. Последовательность действий такая же, только вместо кнопки «Изменить» нужно будет нажать кнопку «Удалить».

Выбор бланка, используемого в новых сообщениях по умолчанию

При выборе бланка, используемого по умолчанию в Microsoft Outlook, задается также бланк, используемого по умолчанию в Microsoft Word. Чтобы использовать по умолчанию какую-либо тему, выберите ее в Microsoft Word.

Выбор бланка, используемого по умолчанию во всех новых сообщениях

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Сообщение .
2. В списке Создать сообщение в формате выберите вариант HTML .
3. В списке Бланк , используемый по умолчанию щелкните необходимый бланк.

Выбор бланка, используемого по умолчанию в одном новом сообщении

Укажите в меню Действия на команду Новое сообщение с помощью и щелкните на нужном бланке. Если в списке нет нужного бланка, выберите команду Другие бланки и выберите бланк в списке Бланк . Чтобы загрузить дополнительный бланк из Интернета, нажмите кнопку «Дополнительные бланки».

Прекращение использования автоматического бланка

Прекращение использования автоматического бланка для всех новых сообщений: при отключении бланка в Microsoft Outlook, он отключается также и в Microsoft Word. Если Microsoft Word используется в качестве редактора сообщений и требуется отключить тему.

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Сообщение .
2. В списке Бланк , используемый по умолчанию выберите значение «Нет».

Прекращение использования автоматического бланка для одного нового сообщения: выберите в меню Действия команду Новое сообщение с помощью , а затем – команду HTML (без бланка) .

29.03.2015

· Комментариев нет

Эта статья расскажет, как использовать мощь форм в Outlook, совмещенную с Exchange Public Folders, на примере типовой системы «справочного стола».

Введение

Из-за гибридного, комплексного характера Exchange, он предоставляет более чем один механизм автоматизации и программирования приложений, основанных на нем.

Формы Outlook представляют собой механизм, основанный на пользовательском интерфейсе, который создает код VBA, позволяющий Вам установить основные механизмы взаимодействия между пользователями Exchange. На основном уровне, вроде представленного в этой статье, они совсем не требуют знания скриптинга или программирования, хотя конечно, нет предела тому, что может быть сделано с использованием форм в Exchange, если у Вас есть время изучить VBA.

Эта статья покажет, насколько легка установка простого «справочного стола», основанного на Outlook. Система гибка, так что Вы можете легко приспособить пример, данный ниже, для нужд Вашей компании.

Создание общественной директории

Первый шаг - это создание общественной директории «справочного стола», в которой запросы сохраняются и управляются. Хотя этот шаг выполняется с помощью Exchange management, то же самое может быть сделано через Outlook, используя аккаунт с подходящими правами доступа.

После того, как папка создана, Вы можете задать соответствующие права доступа, как показано ниже, чтобы пользователи могли открывать запросы, администраторы «справочного стола» могли редактировать их, а Администратор управлял общественной директорией.

Проектирование Формы

Новые формы создаются с использованием уже существующих форм. Вначале это выглядит «сжато», но это избавляет вас от ненужной работы. Я выбираю форму «Post» (Отправка), используемую Outlook для отправки информации в общественные директории.

Формы, как показано ниже, могут иметь несколько столбцов и две «Страницы», одну для составления сообщения - «Страница составления» (Compose page), и вторую - «Страницу чтения» (Reading page), для чтения сообщения после его составления. Обычно при переходе на «Страницу чтения» некоторые атрибуты становятся доступными только для чтения.

Две главных плавающих панели инструментов - Инструментарий (Toolbox), позволяющий поместить нужные компоненты в форму и «Выбор поля» (Field chooser), через который можно выбрать существующие поля или создать новые.

Столбцы могут быть переименованы (что очень удобно, так как «Message - «Сообщение», является слишком общим). Меню «Form» также позволяет просматривать код позади формы, но пока это не нужно.

В программу «Справочного стола» мы добавляем несколько полей, таких как «комната» и «здание», чтобы человек, делающий запрос, мог быть найден техническим персоналом. Если Вы выбираете область из «Выбора поля», то ярлык (label) и область ввода текста (textbox) автоматически создаются в окне диалога.

Если Вам требуется выпадающий список вроде того, который я использовал для выбора категории запроса в «Справочном столе», Вы должны выбрать ярлык и затем «Выпадающее меню» (Dropdown) из настроек меню.

Настройка значений («Value») выпадающего меню позволяет позволяет ввести возможные значения.

Я специально оставил возможность изменения окна, потому что иногда требуется исправить или добавить новую информацию в уже открытый запрос.

Я счел необходимым добавить поле «Статус запрос» (Call status) на страницу чтения, с тем, чтобы персонал Справочного стола мог изменять статус запроса.

Чтобы закончить работу над формой, нажмите кнопку Publish. Можете использовать кнопку навигации, чтобы выбрать нужную папку.

Открытие запроса в «справочном столе»

Чтобы открыть запрос в справочном столе из Outlook, вам нужно выбрать нужную форму в Общественной директории.

Окно предварительного просмотра покажет главные области сообщения.

Открыв нужное сообщение, вы увидите содержимое запроса.

Содержимое запроса может быть изменено, однако кнопка сохранения отсутствует, и вы должны использовать комбинацию клавиш Ctrl+S или меню «Файл».

Вы можете убрать кнопку «Ответить» (Post reply) во время проектирования формы, поскольку в данном случае она не нужна.

К сожалению, кнопка сохранения не может быть добавлена при проектировании формы.

Заключение

Так, совсем не прибегая к программированию, мы можем настроить свою систему «Справочного стола», и сделать ее доступной всем нашим пользователям через знакомый им интерфейс. Но это приложение имеет свои недостатки. Новичку непросто найти форму, нет никакого механизма отслеживания запросов.

Можно также заметить отсутствие веб-интерфейса для этой формы в Outlook Web Access. Но эти недостатки могут быть преодолены с использованием мощи тех приемов, которые я покажу в следующих статьях, посвященных формам в Outlook.

Источник http://www.msexchange.org

Смотрите также:

Readers Comments (Комментариев нет)

Да человек я, человек! =)

Exchange 2007

Если вы хотите прочитать предыдущие части этой серии статей, перейдите по ссылкам: Проведение мониторинга Exchange 2007 с помощью диспетчера System ...

Введение В этой статье из нескольких частей я хочу показать вам процесс, который недавно использовал для перехода с существующей среды Exchange 2003 ...

Если вы пропустили первую часть этой серии, пожалуйста, прочтите ее по ссылке Использование инструмента Exchange Server Remote Connectivity Analyzer Tool (Часть...

Если вы пропустили предыдущую часть этой серии статей, перейдите по ссылке Мониторинг Exchange 2007 с помощью диспетчера System Center Operations ...